با گذشت حدود 2 سال از پاندمی کرونا، شرکت‌ها در همه‌ی زمینه‌ها تحت تاثیر اختلالات زنجیره‌تامین مرتبط با این بیماری همه‌گیر قرار گرفته‌اند. اما بسیاری از چالش‌های عملیاتی که در 18 ماه گذشته با آنها مواجه بوده‌اند، به‌دلیل همه‌گیری بزرگ‌تر شده است. این مشکلات منعکس‌کننده‌ی یک کاستی طولانی‌مدت و اساسی در نحوه ساختار روابط شرکت‌ها با محصولات و تامین‌کنندگان قطعات خود است و تازمانی‌که راه‌های جدیدی برای کار با تامین‌کنندگان ایجاد نکنند تا شفافیت کامل را در مورد منابع، در دسترس بودن، چرخه عمر محصولات و اجزای مهم ماموریت خود تضمین کند، تولیدکنندگان همچنان در معرض خطر خواهند بود.
ایجاد رابطه‌ی شفاف با تامین‌کنندگان
بیشتر شرکت‌ها می‌دانند که شفافیت زنجیره‌تامین چگونه می‌تواند بر توانایی آنها برای تولید و ارائه محصولات تاثیر بگذارد. بااین‌حال تعداد بسیار کمی فرآیندهای منظمی که تامین‌کنندگان را ملزم می‌کند تا اطلاعات مهم محصول و زنجیره‌تامین را در دسترس آنها قرار دهند، اعمال می‌کنند. در عوض، آنها یا به‌طور منفعلانه منتظر ارائه اطلاعات حیاتی هستند و یا تلاش می‌کنند تا این اطلاعات را به‌تنهایی جمع‌آوری و مدیریت کنند. زیرا آنها از عمق یا جزئیاتی که فقط تامین‌کنندگان می‌توانند ارائه کنند، مطلع نیستند. درنتیجه، شرکت‌ها غالبا تا زمانی‌که برای آنها برنامه‌ریزی کنند به رویدادهای منفی واکنش نشان نمی‌دهند. آنها تاکید زیادی بر قیمت تمام شده محصولات یا اجزای ضروری دارند و به خطرات زنجیره‌تامین ذاتی، توجه کمی دارند.
تجربه بعضی شرکت‌ها نشان می‌دهد که آنها به‌ندرت نگرانی‌های مرتبط با ریسک را با تامین‌کنندگان خود در میان می‌گذارند. حتی ممکن است ندانند تامین‌کنندگان آنها باید کجا به‌دنبال ریسک باشند و اغلب بیشتر نگران جریمه‌هایی برای (به جای دلایل اصلی) از دست‌رفتن مهلت‌های تحویل هستند. درخواست‌ها برای قیمت‌گذاری از سوی تامین‌کنندگان بر قیمت و زمان‌های تولید متمرکز است و نیازی به اطلاعات در مورد تجارت منطقه‌ای و سایر مسائل مربوط به انطباق، منسوخ شدن محصول، پایداری یا نگرانی‌های مرتبط مانند تعهد سازنده به شیوه‌های اخلاقی زنجیره‌تامین ندارد.
در محیط تولید فعلی و درجایی‌که هیچ استاندارد روشنی برای ریسک زنجیره‌تامین وجود ندارد، باید روابطی ایجاد شود که منافع خریدار و تامین‌کننده را تعریف و رسما همسو کند. لذا سرمایه‌گذاری برای ایجاد حمایتی سطح بالا و غیرمعامله‌ای از سوی تامین‌کنندگان، نیازمند زمان و منابع مورد نیاز است. این روابط همچنین باید مبتنی بر اعتماد باشد، به‌طوری‌که تامین‌کنندگان به‌راحتی بتوانند اطلاعات منفی بالقوه را با مشتریان به اشتراک بگذارند.
برای اینکه تغییری معنادار و موثر در مدیریت ریسک زنجیره تامین رخ دهد، باید رابطه بین تامین‌کنندگان و تولیدکنندگان تغییر کند. تولیدکنندگان شرکت‌ها باید از همه تامین‌کنندگان انتظار داشته باشند که در بازی حضور داشته و همچنین بخواهند که خطرات احتمالی را شناسایی کرده و آنها را در جریان قرار دهند. تلاش برای مرتب کردن مجدد هر رویه صنعتی نانوشته و پذیرفته شده یا ایجاد یک پروتکل جدید همیشه یک چالش است. از همان ابتدا، شرکت شما باید باور داشته باشد که مزایای نهایی مشارکت تامین‌کنندگان بر اساس شفافیت کامل، بسیار بیشتر از مشکلات موجود در مدیریت فرآیند تغییر خواهد بود. شما باید آماده باشید تا هر کاری را که برای موفقیت لازم است انجام دهید و این حس قوی تلاش برای رسیدن به هدف را به همکاران خود منتقل کنید.
در ادامه به چند نکته در این زمینه اشاره خواهیم کرد.
لحنی سازنده انتخاب کنید
تامین‌کنندگان شما باید درک کنند که مدیریت ریسک زنجیره‌تامین یک اولویت است. شرکت شما علاوه بر نیاز به اطلاعات حیاتی که به آنها متکی است، مصمم است که یک سیستم رسمی مبتنی بر شفافیت و پاسخگویی ایجاد کند. هدف مشترک، ایجاد یک مسیر روشن برای تامین‌کننده برای برقراری ارتباط با خطرات زنجیره‌تامین است که شرکت شما می‌تواند قبل از یک مشکل به آن رسیدگی کند و نه به‌دنبال مقصر گشتن، پس از وقوع یک رویداد منفی!!
در همین راستا برخی از شرکت‌ها، تماس‌های برنامه‌ریزی شده و منظمی را با تامین‌کنندگان استراتژیک خود برقرار می‌کنند و یادداشت‌های کلیدی این تماس‌ها را به‌طور کامل با سهامداران کلیدی داخلی به اشتراک می‌گذارند. این کار تامین‌کنندگان را نیز تشویق می‌کند تا بر اساس ریسک‌های شناسایی‌شده تصمیم بگیرند و به جلوگیری از مشکلات احتمالی موجودی انبار و سایر مشکلات پیش‌بینی نشده کمک کنند.
از مرحله طراحی شروع کنید
در مراحل طراحی و مشخصات محصول با تامین‌کنندگان خود مشورت کنید تا بتوان در همان ابتدا انعطاف‌پذیری در زنجیره‌تامین ایجاد کرد. پاسخ به چک لیست دقیق عوامل خطر و مسئولیت‌های مرتبط، از تامین‌کنندگان با هر پیشنهادی که ارائه می‌کنند، باید الزامی شود. این‌کار به شرکت شما این امکان را می‌دهد که این خطرات را بپذیرد، به اشتراک بگذارد، رد کند یا آنها را اصلاح کند. عوامل خطر می‌تواند شامل کشور مبدا تک‌تک اجزای قطعه یا سیستم مورد نظر، تاریخ پایان عمر محصول و مدت زمان همکاری تامین‌کننده شما با سازنده قطعات خاص یا سیستم باشد.
شناسایی الزامات ریسک در درخواست‌ها برای قیمت (RFQs) یا قراردادهای خدمات اصلی، تیم تدارکات شما را قادر می‌سازد تا عوامل خطر را هنگام ارزیابی پیشنهادها در نظر بگیرند. اگر مهندسان محصول شما و سایر تصمیم‌گیرندگان بالادستی از قبل نسبت به مسائل مربوط به ریسک زنجیره تامین آگاه شده باشند، می توانند هنگام طراحی از پیشنهادات پرخطر اجتناب کنند.
پیش‌بینی عقب‌نشینی تامین‌کننده
ارائه جزئیات در مورد ریسک‌های زنجیره تامین نیازمند تلاش و همچنین درک عمیق‌تر از نیازهای مشتری، فراتر از مشخصات محصول، زمان و قیمت‌گذاری است. برخی از تامین‌کنندگان ممکن است نه تنها به‌دلیل بار اداری اضافی بلکه به‌دلیل نگرانی در مورد مسئولیت‌های قانونی احتمالی به‌دلیل عدم اطلاع مشتریان از خطرات، عقب‌نشینی کنند. این موانع را می‌توان در طول مذاکرات با نشان‌دادن تمایل به ایجاد روابط عمیق‌تر و طولانی‌مدت با تامین‌کنندگان در ازای مشارکت‌های واقعی مدیریت ریسک کاهش داد.
در صورت لزوم از اهرم کمکی استفاده کنید
اکثر تامین‌کنندگان پیامدهای امتناع از همکاری با درخواست مشتری برای شفافیت را درک خواهند کرد. تاکتیک‌های اعمال زور ممکن است نتیجه معکوس داشته باشند، اما درصورت لزوم، باید بر اساس همکاری یک تامین‌کننده در ارائه اطلاعات لازم، عمل کنید. علاوه بر این، هنگام بررسی عملکرد یک تامین‌کننده، توانایی آن برای ارائه مداوم داده‌های ریسک زنجیره تامین، دقیقا باید به اندازه تحویل به‌موقع و کنترل هزینه باشد.
اطمینان حاصل کنید که اطلاعات به‌موقع تبادل شده است
اطلاعات تامین‌کنندگان، از جمله عوامل خطر برای اجزای خاص، اعلان‌های پایان عمر و جزئیات مربوط به اختلالات احتمالی زنجیره‌تامین، باید به‌موقع به تیم‌های مهندسی شرکت شما برسد. به‌عنوان مثال، تیم توسعه محصول شما ممکن است اجزای خاصی را صرفا به این دلیل که گران‌تر هستند، بدون اطلاع یا در نظر گرفتن ریسک زنجیره تامین به‌میزان قابل توجهی کم یا حذف کنند.
یک شرکت بزرگ تجهیزات پزشکی با فرآیند شفاف مدیریت ریسک کشف کرد که یک آداپتور برق کم‌هزینه که در یکی از سودآورترین دستگاه‌های آن استفاده می‌شود، توسط یک شرکت در چین تولید شده است و نمی‌توان آن را با هیچ آداپتور موجود دیگری جایگزین کرد. این شرکت به‌جای پذیرش ریسک‌های مربوط به عملکرد و شهرت برند، دستگاه را مجددا مهندسی کرد تا طیف وسیع‌تری از آداپتورهای برق را در خود جای دهد. علاوه بر این، تامین‌کنندگان شما باید به پرسنل داخلی دسترسی داشته باشند تا بتوانند راهنمایی‌های دقیق به آنها ارائه دهند و می‌توانند توصیه‌های تامین‌کننده که خطرات احتمالی را بررسی می‌کنند، به شما منتقل کنند.
ایجاد سیستمی برای ارزیابی و کاهش خطرات
با توجه به مخاطرات بالای موجود(مالی، عملیاتی و شهرت) شرکت شما نمی‌تواند برای به حداقل رساندن ریسک تنها به شفافیت تامین‌کننده تکیه کند. حتی با توافق‌های ساختاریافته از سوی تامین‌کنندگان، پتانسیل شکاف‌های اطلاعاتی و رویدادهای زنجیره تامین پیش‌بینی نشده باقی خواهد ماند. برای مثال، افراد شرکت شما ممکن است ماهیت حیاتی یک قطعه را به‌درستی به یک تامین‌کننده منتقل نکرده باشند. و اختلالات پیش بینی نشده، مانند آنهایی که در ماه مارس گذشته یک کشتی باری غول پیکر در کانال سوئز گیر افتاد، هرگز قابل پیش بینی نیست. به‌همین دلیل، شرکت‌ها باید یک فرآیند داخلی دقیق و مبتنی بر داده برای ارزیابی ریسک‌های زنجیره تامین و یک پروتکل کاهش ریسک ایجاد کنند که توسط مدیریت ارشد تایید و نظارت دقیقی داشته باشد.
شما کدام نوع شرکت هستید؟
اختلالات زنجیره‌تامین قابل توجهی که در 18 ماه گذشته رخ داده است احتمالا به یکی از دو روش زیر بر تولیدکنندگان تاثیر می‌گذارد.
در روش اول برخی از شرکت‌ها آنها را به‌عنوان زنگ خطری برای بررسی مجدد و تقویت شیوه‌های مدیریت ریسک فعلی خود می‌بینند. در روش دوم به این نتیجه خواهند رسید که احتمال وقوع یک رویداد مشابه در آینده قابل پیش‌بینی آنقدر دور است که نمی‌توانند هیچ اقدام اضافی برای مدیریت ریسک انجام دهند.
روش دوم یک اشتباه بزرگ است!!
انداختن تاس یک استراتژی مناسب برای مدیریت ریسک نیست. همانطور که زنجیره تامین جهانی به‌هم پیوسته‌تر و پیچیده‌تر می‌شود، تاثیر تغییرات آب و هوا، تنش‌های ژئوپلیتیکی و محدودیت‌های تجاری افزایش یافته و احتمال اختلالات افزایش می‌یابد، لذا شرکت‌ها نیز باید بر این اساس برنامه‌ریزی کنند. این برنامه‌ها باید شامل اصلاح نحوه انتخاب و کار با تامین‌کنندگان برای اطمینان از شفافیت بیشتر، اشتراک ریسک و پایداری زنجیره تامین باشد.
منبع:
https://hbr.org/2021/09/how-to-build-a-transparent-relationship-with-your-suppliers