۸ نکته برای بهبود روند حمل‌ونقل سازمان شما

۸ نکته برای بهبود روند حمل‌ونقل سازمان شما

نویسنده : تی‌مگ
چه کسی می‌خواهد بسته‌ای را سه روز بعد از تاریخ مقرر تحویل بگیرد؟ قطعاً مشتری‌های شما چنین چیزی را نمی‌خواهند!
آن‌ها برای تحویل بسته موردنیاز خود (چه تحویل استاندارد باشد، چه تحویل در روز بعد و یا تحویل در همان روز سفارش)، هزینه پرداخت می‌کنند و انتظار دارند که بسته‌شان به‌موقع، صحیح و سالم به دستشان برسد.
در حقیقت، افراد این روزها بیشتر از هر زمان دیگر به‌صورت آنلاین خرید می‌کنند و ترجیح می‌دهند بسته‌های خود را درب منزل دریافت کنند تا اینکه وارد فروشگاه شوند و هزینه کالاهای موردنیاز خود را در محل بپردازند. نیاز به تحویل بسته‌ درب منزل، همچنان در حال افزایش بوده و بعید است به این زودی‌ها کنار گذاشته شود. بنابراین، برای اطمینان از رضایت مشتریان از خدمات تحویل کسب‌وکارتان و همچنین در صرفه‌جویی در هزینه و وقت آنها، بهتر است این نکات را برای بهبود فرآیندهای حمل‌ونقل خود در نظر بگیرید:

فرآیندهای خود را با مستندات ساده کنید

برای داشتن بهترین عملکرد در تحویل، توصیه می‌کنیم فرایند حمل‌ونقل داخلی خود را ساده کنید. درواقع معمول نیست که شرکت‌ها از سیستم‌ها و اپلیکیشن‌های پیشرفته متعدد برای تکمیل یک فرآیند داخلی استفاده کنند؛ این داستان فقط موضوع را پیچیده می‌کند و یک کار سریع و ساده را به کاری طولانی و طاقت‌فرسا تبدیل می‌کند.
پیشنهاد می‌کنیم فهرستی از جنبه‌های مختلف فرآیندهای حمل‌ونقل فعلی خود که به‌خوبی کار می‌کنند و جنبه‌هایی که روند را طولانی می‌کنند، تهیه و مراحل بعدی لازم، برای طراحی راه‌حل‌هایی که برای حمل‌ونقل موفق شناسایی شده‌اند را ایجاد کنید.
لیست زیر، ایجاد یک فرآیند از ابتدا و بهینه‌سازی آن را بررسی می‌کند:
  1. معرفی
  2. دریافت سفارش
    • ثبت جزئیات سفارش
    • تایید پرداخت هزینه
  3. دریافت محصولات از انبار
    • بررسی موجود بودن محصولات در انبار
    • درخواست محصولات موردنیاز از انبار
    • ثبت محصولاتی که از انبار گرفته‌شده‌اند
    • فراهم آوردن بررسی‌های کیفیتی
  4. دسته‌بندی محصولات
    • چاپ برچسب بسته‌بندی
    • چاپ برگ خرید (فاکتور)
    • بسته‌بندی ایمن اقلام
    • اندازه‌گیری و وزن کردن محصولات
    • چسباندن برچسب ارسال به بسته‌بندی
    • تاییدیه: بررسی قبل از ارسال
  5. ارسال محصولات
    • بررسی همپوشانی در تحویل دادن سایر سفارش‌ها
    • مرتب کردن تحویل سفارش‌ها
    • سوار کردن اقلام در وسیله نقلیه ارسال محصولات
  6. پس از ارسال
    • ارسال ایمیل تایید به مشتری

ارتباط خود با انبار را بهبود بخشید

ارتباط درلحظه با انبار برای تحویل سریع بسته‌ها ضروری است. درواقع باید، فقط چند دقیقه، یا حتی چند ثانیه طول بکشد تا سفارش مشتری در انبار یا سمت تأمین‌کننده پردازش شود.
این موضوع نه‌تنها به مدیریت انبار، بلکه به شما کمک خواهد کرد تا درصورت نیاز، محصول بیشتری وارد کنید. همچنین این اطمینان را خواهد داد که حجم سفارش‌ها از مقداری مشخص خارج نشود، بتوانید تعداد کارکنان لازم را با توجه به نیاز، فراهم کرده و مطابق با آن ارسال‌ها را انجام دهید.
در روزهایی که حجم سفارش‌ها بالا است، می‌توانید به‌جای استفاده از ایمیل، از طریق تلفن با مدیر انبار خود صحبت کنید. اگرچه سهولت ارسال ایمیل هرگز از بین نخواهد رفت، اما صحبت فیزیکی از ایجاد سوءتفاهم جلوگیری می‌کند و درک واضح‌تری از آنچه پرسیده می‌شود را به‌وجود می‌آورد. علاوه بر این، احتمال نادیده گرفته شدن ایمیل را پایین آورده، احتمال خوانده شدن آن را بالاتر می‌برد و باعث مهم‌تر جلوه دادن ایمیل خواهد شد.
همچنین می‌توانید از ابزارهای هم‌زمان مانند Slack و HipChat استفاده کنید، مزیت اضافه این ابزارها، توانایی ادغام آن‌ها با صدها برنامه دیگر و سایر ابزارهای حیاتی است که عملیات شما را اجرا می‌کنند.

با استفاده از فناوری مناسب، اقلام خود را سریع‌تر پیدا کنید

برای بهبود فرآیندهای حمل‌ونقل خود، باید بتوانید مکان دقیق هر کالا را در انبار شناسایی کنید. در غیر این‌صورت، ممکن است تلاش شما برای یافتن کالا، مصداق پیدا کردن سوزنی در انبار کاه باشد! بهترین راه برای تعیین محل اقلام، به حداکثر رساندن کارایی و شناسایی میزان کالای موجود شما، استفاده از دستگاه‌های اسکن است.
استفاده از اسکنر بارکد و اسکنرهای بی‌سیم، باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شوند و خطر خطای انسانی را کاهش می‌دهند. به‌‌علاوه، با استفاده از این دستگاه‌ها، مشاغل می‌توانند هرساله ساعت‌ها در کار خود صرفه‌جویی کنند و مواردی که از انبار ارسال و برگشت داده می‌شوند، ردیابی نمایند.
هنوز برخی از مشاغل مخالف فناوری هستند و تردیدی نیست که فعالیت‌های انسانی همیشه بخشی بی‌نظیر از فرآیند حمل‌ونقل خواهند بود. اما خودکارسازی برخی از فعالیت‌ها درمقایسه با اقدامات انسانی، خطر بروز اشتباه را به حداقل می‌رسانند، باعث افزایش کارایی و صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شوند و می‌توان گفت یک پیشرفت بدون چون ‌و چرا برای سازمان به‌حساب می‌آیند.

انتخاب یک سرویس‌دهنده لجستیک

برای پیشرفت بیشتر فرآیندهای حمل‌ونقل تجاری، پیشنهاد می‌کنیم فهرستی از خدمات لجستیک مورد نیاز خود ایجاد کنید. این لیست کاملاً به مکان و سرعت مورد نیاز شما برای تحویل کالاها بستگی دارد. برای کسانی که به‌دنبال تحویل سریع هستند، ممکن است یک سرویس حمل‌ونقل که نمی‌تواند تحویل سریع را تضمین کند، گزینه مناسبی به‌حساب نیاید.
به‌منظور ایجاد لیستی  مفید از خدمات لجستیک، یک مجموعه از تمام سرویس‌های موجود که برای تجارت شما در دسترس است، تهیه کنید؛ ازجمله قیمتی که بنا بر مقصد و وزن برای ارسال بسته شما تعیین می‌شود. به‌ این ‌ترتیب می‌توانید لیست خود را بررسی و از کارآمدترین سرویس‌ها، متناسب با نیازهای خود، استفاده کنید.
باید این نکته را در نظر گرفت که هنگام انتخاب سرویس، تنها نباید نیازهایتان در نظر گرفته شود! اگرچه ممکن است ساده به نظر برسد، اما نکاتی وجود دارد که باید در نظر گرفت، ازجمله: نوع خدمات تحویل، سرعت تحویل و ظاهر حرفه‌ای سرویسی که انتخاب می‌کنید (زیرا تحویل مرتب، تمیز و همچنین لبخند به لب داشتن، می‌تواند باعث ایجاد تمایز شود!). موارد متعدد دیگری نیز وجود دارند که باید هنگام انتخاب سرویس تحویل، درنظر گرفته شوند. برخی از این موارد عبارت‌اند از:
  • نوع خدمات تحویل: این موضوع به ‌اندازه، تعداد بسته‌ها و مدت‌زمان ارسال آن‌ها بستگی دارد. به‌خاطر داشته باشید که هرچقدر کالای بیشتری برای حمل داشته باشید، انجام این کار پرهزینه‌تر خواهد بود.
  • امنیت: خدمات لجستیک انتخابی شما چقدر ایمن است؟ در مورد سیاست امنیتی حامل‌های انتخابی خود و همچنین درباره این موضوع که آیا بسته‌هایی که در مراحل مختلف تحویل هستند بدون نظارت رها می‌شوند یا خیر، اطلاعات بیشتری را بخواهید. آیا این خطر وجود دارد که بسته مشتری شما از بین برود؟
  • سرعت تحویل: بسیاری از کسب‌وکارها متکی به تحویل سریع هستند و شما نیز باید به این موضوع توجه کنید! قبل از تصمیم‌گیری نهایی، در نظر بگیرید که سرویس انتخابی شما چه گزینه‌های تحویل سریعی را ارائه می‌دهد؟
  • قابلیت اطمینان: خدمات لجستیک انتخابی شما چقدر قابل‌اعتماد است؟ هر زمان که شما تحویل به‌موقع را تضمین می‌کنید، شهرت کسب‌وکار خود را در معرض خطر قرار می‌دهید. بنابراین باید مطمئن شوید که خدمات سرویس‌دهنده انتخابی شما قابل‌اطمینان است تا مشتریان وفادار خود را از دست ندهید.
  • ظاهر حرفه‌ای: درحالی‌که امنیت، سرعت تحویل و قابلیت اطمینان خدمات سرویس‌دهنده لجستیک مورد انتخاب شما مهم است، ظاهر حرفه‌ای آن‌ها اهمیت بیشتری دارد. ظاهر حامل‌ها و رانندگان سرویس انتخابی شما، به‌همان اندازه که منعکس‌کننده شغل خودشان است، منعکس‌کننده کسب‌وکار شما نیز هست.
  • توانایی تحویل ویژه: با توجه به ماهیت تجارت شما، دانستن اینکه آیا سرویس‌دهنده منتخب شما، توانایی جابجایی بسته‌های با اندازه بیشتر را دارد، امری حیاتی است؛ زیرا همه شرکت‌های حمل‌ونقل این‌گونه نیستند.
  • هزینه: دربرخی موارد، قیمت تحویل بسته با قیمت نهایی آن یکسان نیست. درواقع ممکن است با هزینه‌های پنهانی روبه‌رو شوید که نمی‌توانید از پرداخت آن‌ها طفره بروید. برای اطمینان از ثابت ماندن هزینه تحویل، قبل از تکمیل مراحل سفارش، قیمت نهایی را مشخص کنید.
  • سهولت انجام تجارت: ثبت سفارش آنلاین چقدر آسان است؟ در حالت ایده‌آل، شما می‌خواهید یک سرویس لجستیک انتخاب کنید که زندگی شما را ساده‌تر کند - نه پیچیده‌تر!
  • تجربه کلی مشتری: اما نکته آخر و مهم، شما باید تجربه کلی مشتری خود را درنظر بگیرید. سرویس حمل‌ونقل انتخابی شما باید دوستانه، مطمئن و کار با آن آسان باشد.

از تبادل الکترونیکی داده استفاده کنید

تبادل الکترونیکی داده که در اصطلاح دیگر EDI نامیده می‌شود، تکنیکی است که قبلاً توسط چندین شرکت حمل‌ونقل در سراسر جهان به‌کار گرفته شده است و داده‌های الکترونیکی کارآمد را جایگزین کاغذبازی می‌کند.
نه‌تنها استفاده صحیح از تبادل الکترونیکی داده (Electronic Data Interchange) کل روند حمل‌ونقل را سریع‌تر می‌کند، بلکه بسیار راحت‌تر از حمل تعداد بی‌شماری کاغذ بی‌فایده است و باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های زیادی می‌شود. از دیگر مزایای استفاده از EDI در تجارت شما، می‌توان به بهبود بهره‌وری و درعین‌حال به‌حداقل رساندن خطاها اشاره کرد. این بدان معناست که تجارت شما بدون نیاز به منابع انسانی متعدد، می‌تواند فعالیت‌های شرکتی دیگری را نیز انجام دهد.

ارتباطات حمل‌ونقل محلی و بین‌المللی برقرار کنید

اگر قصد فعالیت در مقصدی خارج از کشور فعلی خود، اعم از اروپا، استرالیا یا هر جای دنیا را دارید، باید با کشورهایی که کالاهای شما به آنجا ارسال می‌شود، ارتباط برقرار کنید.
اگرچه ممکن است در ابتدا این کار مفید به نظر نرسد، اما ارتباطات جدید شما می‌تواند بگوید از چه خدماتی استفاده و از کدام‌یک خودداری کنید. از این طریق می‌توانید مطمئن باشید که بسته صحیح و سالم به دست گیرنده برسد؛ اما مهم‌تر از همه، به‌موقع رسیدن است! این امر به‌نوبه خود، باعث رضایت مشتری، حفظ مشتری و همچنین بهبود کل روند حمل‌ونقل شما می‌شود.
از کجا معلوم؟! حتی ممکن است پیشنهادی انحصاری یا تخفیفی چندماهه دریافت کنید؛ این یک وضعیت برد-برد است.

برای ترخیص کالا از گمرک آماده شوید

یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود روند پیچیده حمل‌ونقل، از پیش آماده شدن برای ترخیص کالا از گمرک است. اگر از این فرایند آگاهی نداشته باشید، ترخیص کالا از گمرک بخش طولانی و اذیت‌کننده‌ای از فرآیند تحویل می‌شود که به دلایل امنیتی نمی‌توان از آن جلوگیری کرد.
به‌علاوه، اگر ارزش کالا برای هدایا و اقلام تجاری کشور مقصد بیشتر از حداقل ممکن باشد، باید توسط اداره گمرک آن کشور مورد بازرسی قرار گیرد که این امر روند حمل‌ونقل را بیش‌ازپیش طولانی می‌کند. برای اطمینان از به‌موقع و سالم رسیدن بسته‌هایتان، پیشنهاد می‌کنیم کالاهای خود را از طریق شرکت‌های لجستیک فعال در حوزه بین‌الملل ارسال کنید.
به‌این‌ترتیب، این اطمینان حاصل می‌شود که بسته شما بدون هیچ‌گونه مشکلی، از طریق ترخیص کالا از گمرک و یا بدون هیچ خطر توقفی در بین صدها و یا هزاران بسته دیگر برای تحویل، گذر کند.

اطمینان حاصل کنید که مشتریان شما همیشه در جریان امور هستند

زمانی که مشتاقانه منتظر رسیدن چیزی هستیم، زمان شدیداً سخت می‌گذرد. ساعت‌هایی که می‌گذرند انگار روزها و روزهایی که سپری می‌شوند گویی هفته‌ها به طول می‌انجامند؛ اما در جریان نگه‌داشتن مشتریان از وضعیت انتظارشان در تحویل بسته، می‌تواند کمک کند تا زمان برای آن‌ها بسیار سریع‌تر پیش رود.
مشتریان می‌توانند به‌جای انتظار برای به صدا در آمدن زنگ در منزلشان، زندگی روزمره خود را با تصور بهتری از زمان ورود بسته خود ادامه دهند. به لطف فناوری‌های پیشرفته جدید، اطلاع‌رسانی به مشتریان در مورد تحویل آن‌ها آسان‌تر شده است. مشتریان هم‌اکنون می‌توانند در هر زمان، بسته خود را مستقیماً از طریق تلفن همراه خود و با استفاده از کد رهگیری منحصربه‌فرد، ردیابی و همچنین اطلاعات دریافت و ارسال بسته خود را از طریق پیام کوتاه دریافت کنند.
تقویت فرآیندهای حمل‌ونقل، هم برای مشتری و هم برای تجارت شما بسیار مهم است؛ از ساده‌سازی فرآیندهای داخلی و انتخاب سرویس لجستیک مناسب برای مشاغلتان تا معرفی فناوری جدید تبادل داده‌های الکترونیکی  و اطمینان از اینکه مشتریان شما در طول فرآیند تحویل، از طریق ایمیل یا پیام کوتاه از وضعیت بسته خود مطلع شوند. همچنین اطمینان از به‌روز بودن فرآیندهای حمل‌ونقل برای کسب‌وکار شما، افزایش قابلیت رقابت و کاهش هزینه‌ها ضروری است. می‌توان گفت تقاضای بیشتر نیاز به مسئولیت‌پذیری بیشتری دارد و این موضوعی است که در تمام فرایند حمل‌ونقل خود باید به آن توجه کنید.

منبع

    نظر شما
    لطفاً کد امنیتی که در عکس نشان داده شده، را وارد کنید کد امنیتی:
    نظرات کاربران