مدیریت موجودی، شامل فرایند ردیابی کالاها و مواد مورد استفاده یک تجارت برای تولید یا فروش محصولات است.
هدف کلی مدیریت موجودی اطمینان حاصل کردن از موجودی کافی برای انجام سفارشات مشتری و همچنین به حداقل رساندن خطرات و هزینه‌های نگهداری موجودی است.
یک مدیریت موجودی کارآمد و ممیزی منظم موجودی، تضمین می‌کند که شما همواره مقادیر مناسبی از اقلام مورد فروش را برای پاسخ‌گویی به تقاضای خریداران در دسترس دارید.
مدیریت موجودی در زنجیره تامین
زنجیره تامین سیستمی شامل سازمان‌ها، افراد، فعالیت‌ها و منابعی است که در عرضه یک محصول یا خدمات به مصرف‌کننده نقش دارند.
مدیریت موجودی یکی از ارکان کلیدی مدیریت زنجیره تامین است. با اجرای یک برنامه مدیریت موجودی بهینه و جامع، موفقیت زنجیره تامین افزایش یافته و هزینه‌های حمل موجودی شما نیز به شدت کاهش می‌یابد.
ازآنجایی‌که نحوه مدیریت موجودی بر میزان جریان نقدی کسبوکار شما تاثیر می‌گذارد، اطمینان حاصل کردن از وجود یک سیستم موجودی کارآمد، وظیفه تیم مدیریت زنجیره تامین شما است.
مدیریت موجودی در حسابداری
مدیریت موجودی در حسابداری، به حسابداری و ارزیابی تغییرات در دارایی‌ها می‌پردازد.
در حسابداری، موجودی کالا شامل 3 مرحله زیر است:
- مواد اولیه
- کالاهای در حال تولید
- کالاهای نهایی
یک سیستم حسابداری موجودی دقیق، تغییرات موجودی را در هر 3 مرحله بالا پیگیری کرده و ارزش دارایی‌ها و هزینه‌ها را بر اساس آن تنظیم می‌کند.
چرا مدیریت موجودی مهم است؟
ازآنجایی‌که مدیریت موجودی هرروز و به‌طور مستقیم بر میزان سودآوری یک تجارت تاثیر می‌گذارد، موضوعی بسیار مهم است.
همچنین چندی پیش در مطالعه‌ای که توسط McKinsey & Company منتشر شد، عنوان گردید که فقط در ایالات متحده آمریکا، خرده‌فروشان حدود 740 میلیارد دلار کالاهای فروخته‌نشده دارند که در انتظار فروش آن بوده و سرمایه آنها به‌صورت راکد درآمده است.
یک مدیریت موجودی مفید، از انباشت بیش از حد محصولات فروخته نشده جلوگیری کرده و سرمایه و منابعی را که به‌صورت موثر به فعالیت‌های رشد تخصیص داده شده‌اند را آزاد می‌کند.
مزایای مدیریت موجودی
مدیریت موجودی دارای مزایای متعددی است که 3 مورد برتر آن عبارت‌اند از:
- مشتریان خوشحال‌تر
- رشد سریع‌تر
- حاشیه سود بیشتر
افزایش رضایت مشتری
چگونگی مدیریت موجودی به صورت روزانه می‌تواند سطح رضایت مشتری شما را افزایش یا کاهش دهد.
ازآنجایی‌که تحویل دیرهنگام برای مصرف‌کنندگان اتفاقی نامطلوب است، این موضوع می‌تواند منجر به کاهش سود برای یک تجارت و کاهش مشتریان شود.
در مقابل، بیشتر مصرف‌کنندگان از مدیریت سریع و دقیق سفارش‌های خود سپاسگزار هستند.
پس بسیار مهم است که:
- تا چه میزان محصولات خود را سریع به دست مشتریان می‌رسانید؟
- تا چه میزان می‌توانید سفارشات مشتریان را به‌صورت کامل و قابل اعتماد انجام دهید؟
- تا چه میزان می‌توانید دیدی کامل و مفید به مشتریان خود ارائه دهید؟
زیرا اگر مشتریانتان بدانند که کسبوکار شما می‌تواند سفارش‌هایشان را به‌موقع تحویل دهد و درباره زمان تحویل به آنها اطلاع‌رسانی شود، شما را کسب‌وکاری صادقانه دیده و برای خریدهای بعدی به شما اطمینان می‌کنند.
رشد سریع‌تر کسبوکار
هرچه مشاغل پیچیدگی بیشتری داشته باشند، الزامات مدیریت موجودی آنها نیز پیچیده‌تر می‌شود. پس با رشد هر کسبوکار، مدیریت موجودی آن نیز سخت‌تر می‌شود.
افزایش حاشیه سود
مدیریت موجودی، ناکارآمدی‌هایی را که منجربه از دست رفتن موجودی و انباشت موجودی بیش از حد در انبار می‌شود را حذف می‌کند؛ درنتیجه منجربه کاهش هزینه‌های موجودی و افزایش حاشیه سود می‌شود.
همچنین مدیریت موجودی موثر به این معنی است که شما برای کالاها هزینه کم‌تری می‌پردازید اما از فروش آنها سود بیشتری کسب میکنید.
مثال مدیریت موجودی: صندلی‌های سام
سام تصمیم گرفت تا یک تجارت جدید برای فروش صندلی‌های غذاخوری دست‌ساز خود راه‌اندازی کند.
او پیش‌بینی کرد که برای ساخت هر صندلی نیاز به 6 سایز چوب و یک کوسن دارد.
سپس از تامین‌کننده خود 10 تخته از هر اندازه چوب مورد نیازش را به‌علاوه 10 کوسن خریداری کرد. سام با این کار موجودی خود را مدیریت کرد.
حال با ساخت و فروش هر صندلی، مدیریت موجودی سام نیاز به تغییر و به‌روزرسانی داشت. برای مثال سام باید می‌دانست که:
- چه میزان مواد اولیه موجود دارد؟
- چند صندلی می‌تواند بسازد؟
- چه زمانی برای ساخت صندلی‌ها نیاز دارد؟
علاوه‌براین، او باید سفارشات مشتری را مدیریت و بر عملکرد کسبوکار خود نظارت می‌کرد.
تمامی این فرایند که سام برای تولید تا فروش صندلی‌های دست‌ساز خود انجام می‌داد، مدیریت موجودی نامیده می‌شود.
پس به‌طورکلی، مدیریت موجودی شامل فرایند ردیابی، کنترل و انتقال موجودی از تامین‌کنندگان به انبار شما و از شما به مشتریانتان است.
مراحل مختلف فرایند مدیریت موجودی کداماند؟
خرید
خرید، شامل فرایند تامین و خرید کالاها، مواد، تجهیزات و خدمات مورد نیاز برای تولید و فروش محصولات است.
مدیر خرید یا تیم خرید، به‌طورکلی یک سفارش خرید یا یک سند الزام‌آور قانونی که نیازهای کسبوکار برای خرید را شرح می‌دهد ارائه داده و برای تامین‌کننده ارسال می‌کند.
سپس تامین‌کننده مراحل ثبت سفارش را انجام داده و کالا یا خدمات را در زمان توافق‌شده تحویل می‌دهد.
همچنین مدیریت موجودی مواردی همچون مقدار موجودی که باید سفارش داده شود، زمانی که باید آنها را سفارش داد و اینکه در چه هزینه‌هایی باید صرفه‌جویی کرد را مشخص می‌کند.
تولید
تولید یا ساخت، شامل فرایندی است که در آن با استفاده از اجزای مختلف، محصول نهایی شما ساخته می‌شود.
اما باید بدانید که الزاما هر شرکتی از جمله عمده‌فروشان، معمولا درگیر مراحل تولید نمی‌شوند.
درنهایت تمامی قطعات، مواد، نیازهای فرعی و اجزای مورد استفاده برای تولید یک محصول باید از طریق سندی به نام صورت‌حساب مواد ثبت شوند تا یک کسبوکار درک دقیقی از ظرفیت تولید و هزینه‌های خود داشته باشد.
کنترل موجودی
کنترل موجودی در مدیریت موجودی شامل بخشی است که با کالاها و مواد خام یا ساخته شدن یک محصول توسط یک تجارت قبل از فروش سروکار دارد و شامل سازمان‌دهی محل، نحوه ذخیره موجودی و حفظ خط تولید محصول در تمامی سطوح آن است.
این بخش از فرایند مدیریت موجودی نیازمند حسابرسی موثر سطوح موجودی و بهینه‌سازی انبار است.
در اینجا، هدف از کنترل موجودی این است که اطمینان حاصل شود تا مقادیر مناسبی از کالاها در مکان مناسب ذخیره شده و سفارش‌ها به‌صورت کارآمد انجام میشوند.
مدیریت سفارش
مدیریت موجودی نیز در فرایندی به نام مدیریت سفارش که به پردازش و انجام سفارشات مشتری اشاره دارد، با یکدیگر تلاقی می‌کنند.
مراحل مختلف فرایند مدیریت سفارش عبارتانداز:
ازآنجایی‌که رضایت مشتری عامل اصلی موفقیت هر کسبوکار است، مدیریت سفارش نقش مهمی در مدیریت موجودی ایفا کرده و باید به طور مداوم در راستای کارایی بیشتر بهینه شود.
گزارش موجودی
گزارش موجودی عبارت است‌از ثبت و تجزیه‌وتحلیل داده‌های کلیدی فروش و موجودی در راستای گرفتن بهترین تصمیم در هر زمان.
این گزارش شامل ردیابی معیارهای موجودی متعدد برای درک دقیق هزینه‌های ورودی و خروجی یک کسبوکار می‌شود.
گزارش‌دهی به‌طور مستقیم به فرایندهای مهم بهینه‌سازی موجودی مانند پیش‌بینی تقاضا و برنامه‌ریزی موجودی اشاره داشته و کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا از تخصیص بودجه مناسب و وجود سیستم‌هایی برای دستیابی به بالاترین سطح موفقیت اطمینان حاصل کنند.
تکنیک‌های مدیریت موجودی
صرف‌نظر از اینکه کسبوکار شما به چه میزان بزرگ یا کوچک است، به‌کارگیری برخی از تکنیک‌های مدیریت موجودی که در زیر عنوان شده، می‌تواند راهی عالی برای کنترل سهام شما باشد.
چند تکنیک کلیدی برای مدیریت موجودی:
موجودی به موقع
موجودی به‌موقع (JIT(Just in time)) شامل نگهداری کم‌ترین مقدار ممکن موجودی، کنترل هزینه‌ها و خطرات ناشی از نگهداری مقدار زیادی از موجودی است.
در موجودی به‌موقع، به‌صورت پیش‌فرض کالاها و مواد فقط در صورت نیاز سفارش داده شده و مورد استفاده قرار می‌گیرند.
اما در نظر داشته باشید اگرچه این تکنیک در کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند، اما در صورت عدم مدیریت دقیق می‌تواند منجر به بروز مشکلاتی از قبیل کمبود موجودی انبار شود.
کنترل موجودی فقط در زمان نیاز
کنترل موجودی فقط در زمان مورد نیاز، (JIC(Just in case) یک تکنیک مدیریت موجودی است که برای محافظت در برابر افزایش تقاضای غیرمنتظره و اختلالات زنجیره تامین به‌کار گرفته می‌شود و به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا ریسک موجودی انبارها را کاهش داده و همچنین در مورد قیمت‌های منصفانه‌تر با تامین‌کنندگان مذاکره کنند.
مدیریت موجودی ABC
هدف تجزیه‌وتحلیل موجودی ABC، شناسایی موجودی است که با طبقه‌بندی کالاها در سطوح مختلف، برای شما سود شما به‌همراه دارد.
این تکنیک مدیریت موجودی، شما را قادر می‌سازد تا تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد تخصیص بودجه، بازاریابی و خرید محصول بگیرید.
اولین ورود، اولین خروج (FIFO)
First in, First out (FIFO) یک تکنیک هزینه‌یابی برای موجودی است که برای اندازه‌گیری ارزش موجودی استفاده می‌شود.
در FIFO، اقلامی که ابتدا در یک خط محصول خاص خریداری یا تولید میشوند، از جمله اولین مواردی هستند که به مشتریان فروخته میشوند.
این تکنیک، حسابداری موجودی را تسهیل کرده و تضمین می‌کند که ارزش صحیح را هنگام محاسبه بهای تمام شده کالای فروخته شده به کالای مورد نظر (COGS) تخصیص می‌دهید.
بااین‌حال، این تکنیک می‌تواند برای قیمت‌گذاری ناپایدار نامناسب باشد و پیچیدگی بیشتری نسبت به دیگر تکنیک‌های مدیریت موجودی دارد.
آخرین ورود، اولین خروج (LIFO)
این تکنیک، یک تکنیک هزینه‌یابی موجودی است که بر خلاف FIFO، شامل فروش اقلامی که به‌تازگی خریداری شده یا تولید شده‌اند می‌شود.
در این تکنیک اقلام قدیمی تا فروش اقلام جدید نگهداری میشوند.
Dropshipping
کسب‌وکارهایی که از دراپ شیپینگ استفاده می‌کنند به‌طور معمول تمام جنبه‌های مدیریت سهام خود را برون‌سپاری می‌کنند.
در حالت کلی، زمانی‌که مشتری سفارشی را برای شما ارسال می‌کند، شما آن سفارش را برای تامین‌کننده خود ارسال کرده و آنها کالا را به‌طور مستقیم برای مشتری شما ارسال می‌کنند.
درحالی‌که dropshipping به‌معنای صرفه‌جویی در هزینه‌های سربار و حمل است و معمولا تجربه ضعیف مشتری را به‌همراه داشته و فرصتی برای کنترل کیفیت اقلام قبل از ارسال باقی نمی‌گذارد.
موجودی مدیریت شده توسط فروشنده
تکنیک مدیریت موجودی به یک فرستنده که معمولا یک عمده فروش است، اجازه می‌دهد تا کالاهای خود را بدون اینکه گیرنده هزینه کالا را از قبل پرداخت کرده باشد به گیرنده تحویل بدهد.
در دراپ‌شیپینگ، تا زمانی‌که گیرنده هزینه کالا را پرداخت نکرده باشد، فرستنده همچنان مالک کالا خواهد بود.
Cross-docking
Cross-docking یک تکنیک مدیریت موجودی است که عملا نیاز به نگهداری موجودی را از بین می‌برد.
در این تکنیک، محصولات به یک انبار تحویل داده شده و بعد از مرتب‌سازی، برای ارسال آماده میشوند.
محصولات این انبارها معمولا در کامیون‌هایی در همان انبار بارگیری شده و بلافاصله برای تحویل ارسال میشوند.
شمارش چرخه موجودی
تکنیک شمارش چرخه موجودی شامل شمارش مقدار کمی از موجودی در یک روز خاص و بدون انجام تمام مراحل انبارداری است.
این روش کمک می‌کند تا کسبوکار شما به‌طور مداوم سطوح دقیق موجودی را در نرم‌افزار مدیریت موجودی خود نظارت و تایید کند.
مقدار سفارش اقتصادی (EOQ)
مقدار سفارش اقتصادی، کمیت سفارش بهینه در هر نقطه از زمان است.
یک EOQ(Economic order quantity) بهینه، هزینه‌های نگهداری و سفارش را به حداقل می‌رساند.
این تکنیک مدیریت موجودی، شامل استفاده از یک فرمول خاص برای محاسبه مقادیر سفارش مجدد ایده‌آل برای هر بارکد قابل اسکن (SKU(stock keeping unit)) است.
با انجام این کار، می‌توانید از کارایی فرایند تکمیل (replenishment) خود اطمینان حاصل کنید.
روش‌های مدیریت موجودی
به‌طورکلی 2 روش یا سیستم رایج برای مدیریت موجودی وجود دارد:
- مدیریت موجودی دوره‌ای
- مدیریت موجودی دائمی
مدیریت موجودی دوره‌ای
مدیریت دوره‌ای موجودی یک روش موجودی و حسابداری است که در آن موجودی و ارزش در بازه‌های زمانی تعیین شده اندازه‌گیری می‌شود.
در این روش، کارکنان مدیریت موجودی، اقلام موجود در انبار را در پایان زمان تعیین شده به‌طور فیزیکی می‌شمارند.
عدد به‌دست آمده، موجودی نهایی را مشخص می‌کند و می‌تواند برای محاسبه یک رقم متوسط موجودی، با موجودی اولیه مقایسه شود.
همچنین با این روش می‌توان متوسط موجودی را با معیارهای حسابداری موجودی برای محاسبه ارقامی مانند نسبت گردش موجودی و بهای کالاهای فروخته شده (COGS(Cost of goods sold)) محاسبه کرد.
مدیریت موجودی دائمی
مدیریت موجودی دائمی یک روش موجودی و حسابداری است که در آن موجودی و ارزش آن به‌طور مداوم اندازه‌گیری می‌شود.
در سیستم‌های موجودی دائمی، تعداد یا حجم کالاها در زمان واقعی ردیابی شده و ارزش موجودی نیز به‌صورت آنلاین به‌روز می‌شود.
COGS به‌طورمعمول بر اساس روش میانگین هزینه زمین محاسبه می‌شود. به‌این‌صورت که برای محاسبه ارزش آنها، میانگین وزنی مبالغ مختلف پرداخت شده برای کالاها را محاسبه می‌کند.
استراتژی‌های مدیریت موجودی
استراتژی‌های بی‌شماری برای ذخیره و فروش بهتر محصولات شما وجود دارد. اما در هر حال باید هنگام تصمیم‌گیری برای پیاده‌سازی، اهداف کلی کسبوکار و منابع در دسترس خود را در نظر بگیرید.
برنامه‌ریزی تقاضا
برنامه‌ریزی تقاضا زمانی صورت می‌گیرد که یک کسبوکار تلاش می‌کند تا تقاضای مشتری برای اینکه چه محصولی قرار است در آینده به مشتری بفروشد را پیش‌بینی کند.
این استراتژی به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا هزینه‌ها و منابع خود را به‌درستی تخصیص داده و نیازهای ذخیره‌سازی آینده را بهتر بشناسند.
برنامه‌ریزی تقاضا با تجزیه‌وتحلیل داده‌ها شروع، با پیش‌بینی تقاضا بر اساس داده‌های تاریخی و روند بازار ادامه و به کمک شناسایی تامین‌کنندگان مناسب و سازمان‌دهی انبار یا سرمایه‌گذاری در انبار جدید گسترش می‌یابد.
بهینه‌سازی موجودی
بهینه‌سازی موجودی شامل به‌کارگیری یک رویکرد محاسبه شده برای مدیریت موجودی به‌منظور پایین نگه داشتن هزینه‌ها و موجودی اضافی و درعین‌حال بهبود رضایت مشتری و زمان تحقق آن است.
همچنین بهینه‌سازی موجودی بر اطمینان از وجود سرمایه کافی در یک تجارت در راستای تسهیل رشد سالم تمرکز دارد.
زمانی‌که در یک کسبوکار مدیریت و سازمان‌دهی موجودی کنترل شود، بهینه‌سازی موجودی می‌تواند به‌عنوان یک استراتژی کارامد برای استفاده در بررسی میزان کارآمدی آن فرایندها مورد استفاده قرار گیرد.
بهینه‌سازی انبار
مدیریت انبار نقش مهمی در مدیریت موثر موجودی دارد. شما می‌توانید با بهینه‌سازی چیدمان انبار، فرایندها و آموزش کارکنان خود، زمان و هزینه نیروی کار مورد نیاز برای مدیریت موجودی را به حداقل برسانید.
بهترین شیوه‌های مدیریت موجودی
شیوه‌های مدیریت موجودی، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا فرایندهای کنترل موجودی خود را درحالی‌که همزمان از خطرات و تنگناها اجتناب میکنید، بهینه کنند.
10 روش کلیدی مدیریت موجودی
- موجودی خود را به‌درستی دسته‌بندی کنید
- پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت موجودی دائمی
- تنظیم و بهینه‌سازی سطوح موجودی ایمنی
- داشتن انبارهای معمولی
- تبدیل داده‌های پیشین به هوش تجاری
- از سیستم‌های موجودی مبتنی بر مجموعه‌های غیرقابل اعتماد خودداری کنید
- تعیین و نگهداری کوچکترین سطوح موجودی مورد نیاز برای پاسخ‌گویی به تقاضا
- کاهش خطرات زنجیره تامین با اولویت دادن به مدیریت تامین کننده
- مسیر کالاهای خود را دنبال کرده و بهبود ببخشید
- چیدمان انبار خود را در راستای سهولت و سرعت بهینه‌سازی کنید
5 نکته برای مدیریت موثرتر موجودی
مدیریت موثر موجودی برای خرده‌فروشان و شرکت‌های تجاری که باتوجه‌به موجودی انبارهای خود معامله انجام می‌دهند بسیار مهم است.
همچنین تحقیقات اخیر نشان می‌دهد که 99 درصد از خرده‌فروشان به‌دلیل موجودی فروخته نشده انبارهای خود درآمدشان را از دست می‌دهند.
بر روی نیازهای خود تمرکز کنید
مدیریت یک انبار پر از موجودی می‌تواند دلهره‌آور باشد. یکی از راه‌های ساده‌تر برای اینکار، شناسایی و تمرکز بر روی موارد مهم است.
بسیار بعید است که تمامی کالای موجود در انبار شما تقاضای یکسانی برای خرید از سوی مشتریان داشته باشد.
پس همواره باید اقلام پرفروش خود را شناسایی کرده و آنها را در انبار به میزان کافی نگه دارید. با اینکار شاهد رضایت مشتریان خود خواهید بود.
تعامل با تامین‌کنندگان
در هر کسبوکار مبتنی بر موجودی، مدیریت موثر روابط تامین‌کننده بسیار مهم است.
ایجاد روابط سازنده با تامین‌کنندگان کلیدی کسبوکار شما برای تضمین یک عرضه قابل اعتماد، داشتن قیمت رقابتی و درک روندهای نوظهوری که ممکن است بر کسبوکار شما تاثیر بگذارد، بسیار مهم است.
فرایند کنترل موجودی خود را بهینه کنید
رسیدگی همزمان به مقادیر مختلف سفارش، زمان چرخه تکمیل، موجودی ایمنی، پیش‌بینی‌ها و فصلی بودن کاری پیچیده بوده و همیشه لزومی به انجام همزمان آنها نیست.
بلکه لازم است که هر عملیات را با توجه به کسبوکار خاص خود تغییر دهید و مطمئن شوید که چه چیزی به‌درستی کار کرده و چه چیزی به‌درستی کار نمی‌کند.
از داده‌ها در زمان واقعی استفاده کنید
داشتن اطلاعات به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، فقط زمانی‌که دقیق و به‌روز ارزشمند است.
داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های در زمان واقعی، از ردیابی موجودی لایه‌ای تا پیش‌بینی داده‌ها، سفارش‌دهی خودکار و موجودی ایمنی فردی می‌تواند تفاوت واقعی در کسبوکار شما ایجاد کند.
برای داشتن دقیق‌ترین داده‌ها، از نرم‌افزار مدیریت موجودی دائمی استفاده کنید؛ زیرا اینکار، بهترین راه برای اطمینان حاصل کردن از اینکه اطلاعات مورد نیاز همیشه در دسترس شما هستند، است.
از فناوری موبایلی استفاده کنید
فناوری موبایل تحولی نو در مدیریت موجودی ایجاد کرده است. به‌عنوان‌مثال، اسکن بارکد، دریافت و ردیابی کالاها را بسیار سریع‌تر کرده و به حذف خطاهای غیر ضروری کمک می‌کند.
همچنین با استفاده از اپلیکیشن‌های فروش می‌توانید در روزهای تعطیل فرایندهای کلیدی کسبوکار خود را از خانه یا هر مکان دیگری پیگیری کنید.
برای رسیدن به این هدف، باید روی یک سیستم مدیریت موجودی قوی سرمایه‌گذاری کنید.
سیستم‌های مدیریت موجودی
2 نوع اصلی سیستم‌های مدیریت موجودی عبارتانداز:
- سیستم‌های مدیریت موجودی دستی
- سیستم‌های مدیریت موجودی خودکار (اتوماتیک)
سیستم مدیریت موجودی دستی
سیستم مدیریت موجودی دستی سیستمی است که در آن باید داده‌ها به‌صورت دستی به‌روز شده و صادر شوند.
سیستم مدیریت موجودی خودکار
سیستم مدیریت موجودی خودکار، فرایندهای موجودی کالا مانند پیش‌بینی تقاضا، کنترل موجودی، انجام سفارش و تولید را ساده می‌کند.
نرم‌افزار مدیریت موجودی
نرم‌افزار مدیریت موجودی به یک سیستم موجودی دائمی که داده‌های موجودی را جمع‌آوری و کنترل کرده و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا موجودی خود را بهتر مدیریت کنند، اشاره دارد.
این سیستم به شما کمک می‌کند تا ضمن کاهش زمان مدیریت خود، هزینه‌های موجودی غیر ضروری را نیز به شدت کاهش دهید و هر دو مورد تاثیر مثبتی بر سود شما دارند.
بیشتر نرم‌افزارهای مدرن مدیریت موجودی مبتنی بر ابر (cloud) هستند. یعنی کاربران مجوز استفاده از نرم‌افزار را از طریق اینترنت خریداری می‌کنند و به سخت‌افزار جدیدی در سایت نیاز ندارند.
نرم‌افزار موجودی با ابزارهای دیگر از جمله موارد زیر قابل ادغام است:
- نرم‌افزار تجارت الکترونیک
- نرم‌افزار نقطه فروش (POS)
- نرم‌افزار CRM
- ابزار تجزیه‌وتحلیل
- برنامه‌های رابط
- ابزارهای مدیریت موجودی
انبارهای مدرن و فروشگاه‌های خرده‌فروشی معمولا به ابزارهای مفیدی برای مدیریت موجودی مجهز هستند که می‌توانند برای بهبود و ساده‌سازی فرایندهای موجودی شما پیاده‌سازی شوند.
در ادامه چند نمونه از این نرم‌افزارها آورده شده است.
راه‌حل‌های مفید مدیریت موجودی عبارتانداز:
اسکنر بارکد
اسکنر بارکد، دستگاه‌هایی دستی هستند که برای اسکن سریع بارکد محصولات و بهبود دقت موجودی کل در یک انبار استفاده میشوند.
چاپگرهای لیبل
چاپگرهای لیبل، ماشین‌هایی هستند که انواع برچسب‌های مورد نیاز را برای فرایندهای حمل‌ونقل سریع‌تر و شناسایی بهتر کالاها در یک انبار چاپ می‌کنند.
قفسه‌بندی، شلف‌ها، سطل‌ها
اقلامی که برای نگهداری و دسته‌بندی بهتر کالاها در یک انبار استفاده میشوند.
اسکنرهای RFID
شامل دستگاه‌هایی دستی است که برای ردیابی دیجیتالی محصولات در یک انبار و در برخی موارد در کل زنجیره تامین استفاده میشوند.
لیفتراک، کامیون پالت، بالابر قیچی
شامل تجهیزات انبارداری است که بازیابی، جابه‌جایی، ذخیره و مدیریت موجودی در یک انبار را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند.
رباتیک انبار
شامل سیستم‌های فناوری طراحی شده برای خودکارسازی فرایندهای مختلف انبار ازجمله فرایند چیدن و بسته‌بندی می‌شود.
برخی از این ابزارها در کنار سیستم‌های مدیریت موجودی مدرن کار می‌کنند.
5 نوع مدیریت موجودی
ازآنجایی‌که مدیریت موجودی برای اینکه بتواند در بسیاری از مدل‌های تجاری مختلف کار کند، باید انعطاف‌پذیر باشد. درنتیجه در انواع مختلف موجود است.
مدیریت موجودی سنتی
مدیریت موجودی سنتی به سیستم‌های مبتنی بر کاغذ که در آن موجودی به صورت دستی مدیریت می‌شود اشاره دارد.
این نوع مدیریت موجودی برای مشاغل بسیار کوچک با محصولات کمتر برای مدیریت مناسب است.
مدیریت خودکار موجودی
مدیریت خودکار موجودی شامل استفاده از سیستم‌های موجودی مدرن، مانند نرم‌افزار و اسکنر بارکد، برای ساده‌سازی یا حذف فرایندهای دستی خسته‌کننده مرتبط با مدیریت کالا است.
مدیریت موجودی محموله
محموله شامل کالاهایی است که توسط یک تجارت نگهداری می‌شود اما متعلق به شرکت یا شخص دیگری از جمله عمده‌فروشان یا سازندگان است.
بنابراین مدیریت موجودی محموله مستلزم ملاحظاتی خاص است.
مدیریت موجودی ERP(Enterprise Resource Planning)
مدیریت موجودی ERP یک جایگزین گران‌قیمت برای نرم‌افزار موجودی است.
به‌طورکلی سیستم‌های ERP نوعی پلتفرم نرم‌افزاری هستند که مدیریت موجودی را با امور مالی، لجستیک، حسابداری، برنامه‌ریزی و سایر عملکردهای کلیدی تجاری یکپارچه می‌کنند.
مدیریت موجودی 3PL
مدیریت موجودی لجستیک شخص ثالث (3PL) نوعی کنترل موجودی است که به یک کسبوکار این امکان را می‌دهد تا انبارهای نگهداری شده توسط یک ارائه‌دهنده خدمات تکمیل را به‌طورمعمول در چندین انبار 3PL ردیابی و مدیریت کند.
مدل‌های مختلف خدمات لجستیک؛ از 1PL تا 10PL
نمونه‌های مدیریت موجودی در تجارت
مدیریت موجودی، بسته به اندازه و صنعت کسبوکار شما می‌تواند کمی متفاوت به نظر برسد. برای برجسته کردن بهتر این تضادها، اجازه دهید برخی از نمونه‌های متداول‌تر مدیریت موجودی را بررسی کنیم.
مدیریت موجودی خرده‌فروشی
در بخش خرده‌فروشی، مدیریت موجودی تا حد زیادی با ردیابی موجودی کالا، یعنی کالاهای آماده برای فروش، سر و کار دارد.
مدیریت موجودی خرده‌فروشی به‌طورمعمول یک محیط (پویا) سریع در حال حرکت است.
برای مثال ازآنجایی‌که نیاز به پاسخ‌گویی به تقاضای مشتری به ویژه برای خرده‌فروشی‌ها زیاد است، خرده‌فروشان باید بین اتمام موجودی و حمل موجودی زیادی که می‌توانند مدیریت کنند، تعادل خوبی را برقرار کنند.
مدیریت موجودی انبار
شاید شناخته‌شده‌ترین نمونه مدیریت موجودی در یک تجارت، مدیریت موجودی انبار باشد.
این نوع مدیریت موجودی به کنترل کالاها و مواد در داخل یک انبار و تسهیلاتی که به‌طور خاص برای نگهداری موجودی طراحی شده است، اشاره دارد.
عمده‌فروشان، خرده‌فروشان یا توزیع‌کنندگان بزرگ به‌دلیل اینکه معمولا انبار بزرگتری نسبت به مشاغل کوچکتر دارند، قاعدتا موجودی انبار خود را مدیریت می‌کنند.
مدیریت موجودی تجارت الکترونیک
مدیریت موجودی تجارت الکترونیک به ردیابی و کنترل کالاهای فروخته شده به صورت آنلاین و از طریق بازارها و پلتفرم‌های مختلف تجارت الکترونیک اشاره دارد.
این نوع مدیریت موجودی، به‌دلیل حجم بالای فروش مرتبط با تجارت الکترونیک، چالش‌های منحصربه‌فردی را در مورد حصول اطمینان از وجود موجودی کافی برای پاسخ‌گویی به تقاضا ایجاد می‌کند.
انواع مختلف مدیریت موجودی تجارت الکترونیک
- مدیریت موجودی آمازون
- مدیریت موجودی ووکامرس
- مدیریت موجودی Shopify
- مدیریت موجودی مجنتو
مدیریت موجودی چندکانالی این امکان را به فروشندگان می‌دهد که تمام کانال‌های فروش خود را در یک مکان به هم متصل کنند و آن را به یکی از ویژگی‌های اولویت‌دار در نرم‌افزار موجودی تجارت الکترونیک تبدیل می‌کند.
تجارت الکترونیک چیست؟
مدیریت موجودی تولید
مدیریت موجودی تولید، یک کارکرد اصلی مدیریت تولید بوده و شامل چندین جنبه منحصربه‌فرد از جمله کنترل مواد اولیه، اجزا و مجموعه‌های مختلف مورد نیاز برای ساخت یک محصول می‌شود.
همچنین بخش بزرگی از وظیفه مدیریت موجودی تولید، حذف فعالیت‌های بیهوده و کاهش هزینه‌های مربوط به نگهداری و تولید کالا است.
فرمول‌های مفید مدیریت موجودی
محاسبات زیر ممکن است برای صاحبان مشاغل جدید دلهره‌آور به نظر برسد، اما هرگز نباید اجازه دهید تا این دلهره‌ها شما را منصرف کند؛ چراکه این معیارهای موجودی برای بهینه نگه داشتن سطوح موجودی ضروری هستند.
فرمول مقدار سفارش اقتصادی (EOQ(Economic order quantity))
مهم است که مقدار مناسبی از موجودی (نه خیلی کم و نه زیاد) را خریداری کرده و از فرمول EOQ برای تعیین مقدار سفارش بهینه استفاده کنید؛ چراکه این فرمول هزینه‌های سفارش، دریافت و نگهداری موجودی را به حداقل می‌رساند.
مقدار سفارش اقتصادی را می‌توان با استفاده از فرمول زیر محاسبه کرد:
هزینه نگهداری در سال به ازای هر واحد / (هزینه راه‌اندازی به ازای هر سفارش × نرخ تقاضا) √2 = EOQ
فرمول Days Inventory Outstanding تصویر دقیقی از مدیریت موجودی یک شرکت و کارایی کلی ارائه می‌دهد.
با استفاده از این فرمول می‌توان موجودی معوقه هر روز را محاسبه کرد:
روزهای هر دوره × (COGS / میانگین موجودی) = DIO
فرمول موجودی ایمنی
موجودی ایمنی تا زمانی‌که عرضه متزلزل شود می‌تواند به‌عنوان یک نجات‌دهنده برای ادامه فروش کالا به کسب‌وکارها کمک کند.
دانستن این موضوع که چه مقدار موجودی ایمنی (مقدار اضافی موجودی که برای محاسبه تغییر در تقاضا و زمان تحویل نگهداری می‌شود) باید در نظر داشته باشید، به کسبوکار شما کمک می‌کند تا با خیال راحت از نوسانات تقاضا و زمان تحویل عبور کنید.
موجودی ایمنی را می‌توان با استفاده از فرمول زیر محاسبه کرد:
(متوسط مصرف روزانه × میانگین زمان تحویل) – (حداکثر استفاده روزانه × حداکثر زمان سررسید) = موجودی ایمنی
برای تعیین زمان سفارش مجدد موجودی، از محاسبه نقطه سفارش مجدد استفاده کنید؛ زیرا صاحبان مشاغل کوچک برای اینکه بدانند چه زمانی باید سفارش دیگری را ثبت کنند، اغلب به شهود و تجربه گذشته متکی هستند؛ اما با رشد هر کسبوکار، این امر به سرعت ناپایدار می‌شود.
نقطه سفارش مجدد را می‌توان با استفاده از فرمول زیر محاسبه کرد:
(میانگین مصرف روزانه × میانگین زمان تحویل) + سهام ایمنی = نقطه سفارش مجدد
فرمول بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS(Cost of goods sold))
از این فرمول برای محاسبه هزینه تولید و فروش کالاهای خاص و هزینه‌های کلی تولید خود استفاده کنید.
بهای تمام شده کالای فروخته شده را می‌توان با استفاده از فرمول زیر محاسبه کرد:
موجودی نهایی - (موجودی اولیه + خرید) = بهای تمام شده کالای فروخته شده
نکات مفید در رابطه با مدیریت موجودی
هزینه کالاهای فروخته شده
بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS) که با نام هزینه فروش نیز شناخته می‌شود، به هزینه‌های مستقیم تولید کالا اشاره دارد. این هزینه شامل هزینه مواد و نیروی کاری که به‌طور مستقیم مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌شود.
محصولات نهایی
محصولات تمام شده یا موجودی کالاهای نهایی به تعداد محصولات تولید شده در انبار که آماده فروش هستند اشاره دارد.
زمان بین شروع و اتمام فرایند تولید
زمان بین شروع و اتمام فرایند تولید، به دوره زمانی بین ارسال سفارش برای تکمیل موجودی و زمان دریافت سفارش گفته می‌شود.
نقطه فروش (POS(Point of sale))
نقطه فروش یا نقطه خرید، زمان و مکانی است که معامله خرده‌فروشی در آن انجام شده و به‌طورکلی شامل یک فاکتور و گزینه‌هایی برای پرداخت می‌شود.
سفارش خرید (PO(Purchase order))
سفارش خرید سندی است که توسط خریدار ایجاد شده و برای فروشنده‌ای که کالا یا خدمات را درخواست می‌کند ارسال می‌شود.
خریدار حداقل محصولات مورد سفارش، مقدار، قیمت توافقی و شرایط تحویل و پرداخت را مشخص خواهد کرد.
کانال‌های فروش
کانال‌های فروش یک راه‌حل برای آوردن محصولات یا خدمات به بازار، به‌طوری‌که مصرف‌کنندگان بتوانند آنها را خریداری کنند، است.
کانال‌های فروش می‌توانند به‌طور مستقیم فروش داشته باشند و بدون واسطه کار فروش به مصرف‌کنندگان را انجام دهند.
سطوح موجودی
سطح موجودی شامل مقدار کالا یا مواد خامی است که در محل یک تجارت نگهداری می‌شود.
سوالات متداول
موجودی چیست؟
موجودی، کالایی است که شرکت شما قصد فروش آن را دارد. این موجودی ممکن است شامل مواد خامی که آن را برای تبدیل به چیزی جدید خریداری کرده‌اید یا محصول فله‌ای که در غالب اجزای جداگانه به فروش می‌رسد باشد.
4 نوع اصلی موجودی کداماند؟
4 نوع اصلی موجودی عبارتانداز:
- کالاهای تمام شده: شامل محصولاتی که به مشتریان خود میفروشید.
- مواد اولیه: شامل موجودی که برای تولید کالای نهایی خود استفاده میکنید.
- موجودی در حال انجام: شامل کالاهای ناتمام و موجودی که بخشی از فرایند تولید است.
- موجودی MRO: MRO(Mars Reconnaissance Orbiter) مخفف نگهداری، تعمیر و عملیات است. این موجودی شامل موجودی است که برای پشتیبانی از فرایند تولید استفاده میکنید.
آیا موجودی و انبار دارای مفاهیم یکسان هستند؟
"موجودی" و "انبار" دارای مفاهیم متفاوت هستند. انبار معمولا به معنای کالاهای آماده برای فروش است، درحالی‌که موجودی به میزان کالای موجود اشاره دارد. همچنین به‌طورکلی، انواع موجودی به ویژه اجزا، قطعات یا مواد تشکیل‌دهنده در نهایت به انبار تبدیل میشوند.