کنترل موجودی کالا چیست؟ نقش آن در فروشگاه‌های آنلاین و روش بهینه‌سازی

با گسترش فضای اینترنتی و روی آوردن بیشتر کسب‌وکارها به فروشگاه‌های آنلاین، اهمیت برخی موارد بیشتر به چشم می‌خورد.

برای مثال، کنترل موجودی یک رگ حیاتی برای فروشگاه‌های آنلاین یا حتی فیزیکی است.

در واقع با متناسب‌بودن تعداد کالاهای موجود در انبار، فروش محصولات و به دنبال آن سودآوری خواهید داشت.

البته یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که همه خرده‌فروشان با آن روبه‌رو هستند، کنترل موجودی یا دقت موجودی است.

تصور کنید بعد از راه اندازی فروشگاه اینترنتی خود، در موقعیتی قرار دارید که وعده محصولی را به مشتری داده‌اید؛ اما آن را در انبار موجود ندارید. همین فکر کافیست تا تنها بخشی از مشکلات و عواقب این عدم موجودی را در ذهن خود مرور کنید.

در تجارت الکترونیک، مدیریت کارآمد و نظارت بر انواع مختلف محصولات، بسیار چالش برانگیز است. در این موقعیت، زمان به‌عنوان عنصری ارزشمند، به سرعت در حال حرکت است؛ به‌همین‌دلیل کنترل دقیق موجودی بر کیفیت کار شما بسیار تاثیرگذار است. 

از سوی دیگر، شما همواره بهترین افراد را با دقت بالا برای ثبت سفارش استخدام می‌کنید تا کارها بر طبق روال انجام شوند.

اما متاسفانه اشتباه کردن، بخشی از انسان بودن است و حتی کارمندان نخبه نیز ممکن است در برخی موارد اشتباه کنند و باعث نابودی بخش قابل‌توجهی از زمان و پول شما شوند.

همانطور که می‌دانید با افزایش هزینه‌ها و تکامل بازار، برای پیشروی نسبت به سایر رقبا، به مزیت‌هایی نیاز دارید. درست در همین‌جا است که کنترل موجودی به‌عنوان راهی برای بهبود کارایی، به کمک کسب‌وکار شما می‌آید.

در این مقاله به اهمیت کنترل موجودی، نحوه محاسبه آن، چالش‌های پیش‌رو و چگونگی بهبود وضعیت می‌پردازیم.

کنترل موجودی چیست؟

در هر کسب‌وکاری، 2 معیار مهم تحت عنوان مجموع اعداد ثبت شده در سیستم و اعداد حاصل از شمارش فیزیکی وجود دارد. کنترل موجودی در واقع نشان‌دهنده‌ هم‌ترازی یا فاصله بین این 2 معیار است. به‌طور ساده‌تر می‌توان گفت کنترل موجودی یا دقت موجودی، اندازه‌گیری تفاوت بین موجودی ثبت شده و موجودی واقعی است. برای مثال، اگر 100 محصول در انبار خود دارید، اما تنها 80 محصول را در سیستم مدیریت موجودی ثبت کرده‌اید، کنترل (دقت یا معیار) موجودی شما برابر با 80 درصد خواهد بود.

مدیریت انبار

بیشتر کسب‌وکارها کنترل موجودی را برای شناسایی زیان و از طریق انقباض و عوامل دیگر حساب می‌کنند. به‌طورکلی این معیار به شیوه‌های مدیریت و کنترل موجودی فعلی سازمان شما کمک می‌کند.

پر واضح است که دستیابی به ارزیابی موجودی 100 درصدی تقریبا غیرممکن است؛ اما ردیابی درصد کنترل موجودی، می‌تواند در بهبود فرایندها موثر باشد.

در گذشته این معیار از طریق شمارش‌های نوشتاری و گسترده جمع‌آوری می‌شد؛ اما امروزه، آن را با استفاده از مدیریت موجودی در زمان واقعی بروزرسانی می‌کنند. 

اهمیت کنترل موجودی

لازمه‌ یک تجارت موفق، دقت بالا در گزارش‌های مالی و دارایی است که تنها نیازمند یک حسابداری ساده است. این معیار به‌عنوان یکی از مهم‌ترین کمیت‌های فروشگاه‌های خرده‌فروشی به عوامل بسیاری وابسته است که در ادامه آنها را بررسی خواهیم کرد.

در ادامه به بررسی هر یک از عوامل نام برده شده می‌پردازیم.

خودداری از انباشته شدن و کم‌فروشی

شاید یکی از دشوارترین مراحل مدیریت فروشگاه‌ خرده‌فروشی، مدیریت موجودی باشد. عدم موجودی یکی از بزرگترین دشمن‌ها برای بهره‌مندی تجربه مثبت مشتریان از خرید به حساب می‌آید؛ از سوی دیگر، قیمت بالا نیز دشمن سود است. به‌همین‌دلیل راه‌‌حل‌های کنترل موجودی به جلوگیری از انباشت محصولات منقضی شده و کالاهایی با محبوبیت کمتر کمک می‌کند. 

انبار خرده فروشی

هر کمبود یا انباشت بیش از حد، باعث بروز فاجعه‌ای در تجارت شما می‌شود.

زمانی‌که کالاها در انبار قرار می‌گیرند، فضای ارزشمندی از انبار شما را اشغال می‌کنند و ردپای عملیاتی شما را افزایش می‌دهند.

همچنین توزیع برون‌سپار و تدارکات شخص ثالث نیز هزینه‌های حمل‌ونقل را به شکل قابل‌توجهی افزایش می‌دهد. ابزارهای کنترل موجودی، مدیریت موجودی‌های اضافی و محصولات با ماندگاری کوتاه را به اطلاع مدیر می‌رسانند؛ لذا شما می‌توانید با آینده‌نگری، از تبلیغات و تخفیف‌ها برای جابه‌جایی محصول و بازگشت پول استفاده کنید.

به‌طورکلی این کمیت به شما کمک می‌کند تا مشتریان وفادار را جذب کنید. طبق تحقیقات، مشتریان وفادار، کالاهایی که تمام شده باشند را سفارش نمی‌دهند.

علاوه‌براین، با رعایت این نکته می‌توانید تجربه یک خرید مطلوب را برای مشتریان خود به ارمغان بیاورید.

این موضوع به نوبه خود به بهبود کسب‌وکار شما و وفاداری مشتریان کمک می‌کند. برای مثال یک فروشگاه فروش کالاهای خانگی را در نظر بگیرید؛ درصورتی‌که سطوح موجودی نادرست باشد، به‌دلیل انصراف مشتری از خرید، تاثیرات منفی بر مالیات سالیانه و عدم رشد کسب‌وکار را در پی خواهد داشت.

راهنمای طراحی، چیدمان و مکان‌های مناسب برای انبار

افزایش وفاداری و رضایت مشتری

درصورتی‌که میزان موجودی به‌طور صحیح وارد شده باشد، فرایند ثبت سفارش با سرعت بالاتری انجام می‌شود. عدم تاخیر در ثبت سفارش، به حمل‌ونقل و تحویل سریع‌تر سفارشات کمک می‌کند. به‌این‌ترتیب مشتریان تحت تاثیر قرار می‌گیرند و در آینده به مشتریان وفاداری تبدیل می‌شوند. 

اطمینان از ارزیابی دقیق موجودی

ارزش‌گذاری موجودی به شما می‌گوید چه مقدار نقدینگی در موجودی انباشته شده دارید. به‌طورکلی خرده‌فروشان برای دستیابی به سود حداکثری و اطمینان از دقیق بودن موجودی نهایی در حساب‌های آخر سال خود، به آن متکی هستند.

لورا ویزبرگر، مدیر یکی از فروشگاه‌های خرده‌فروشی، در مورد اینکه چگونه اطمینان از ارزیابی دقیق موجودی به کسب‌و‌کارش کمک کرده است، توضیح می‌دهد:

کسب‌وکار من، نمونه‌های رایگان را با هر سفارش ارائه می‌دهد. این نمونه‌ها در یک دسته‌بندی جداگانه از موجودی انبار من کسر می‌شوند؛ بنابراین می‌توانم به بهترین وجه مقدار مواد خامی را که برای عرضه محصول آتی به آنها نیاز دارم، تعیین کنم.

او همچنین می‌گوید:

این نمونه‌ها فروش از دست رفته‌اند و من برای تهیه آنها هزینه صرف کرده‌ام. به این معنی که اگر به درستی موجودی و نیازهای عرضه را مدیریت می‌کردم، می‌توانستم سود به دست آورم؛ درحالی‌که زیان دیدم و پول از دست دادم.

نکته: 

زمانی‌که از پلتفرم‌های مختلف برای راه‌اندازی فروشگاه‌های آنلاین و خرده‌فروشی استفاده می‌کنید، احتمال بروز اختلاف موجودی بیشتر می‌شود. همین امر می‌تواند باعث شمارش مکرر موجودی‌ها برای تطبیق تفاوت‌ها و اطمینان از دقت سطح موجودی ‌شود.

جلوگیری از تاخیر سفارش

بیشتر مشتریانی که به صورت آنلاین از فروشگاه‌های اینترنتی خرید می‌کنند، انتظار دارند تا محصول خود را در سریع‌ترین زمان و با قیمتی ارزان دریافت کنند.

اما در این بین، مشکلی از قبیل تاخیر در حمل‌ونقل وجود دارد که باعث وقفه در انجام سفارش می‌شود؛ این عامل در نهایت باعث کمبود موجودی می‌شود. به‌این‌ترتیب سفارشات مشتریان را نمی‌توان تکمیل کرد و آنها ناچار هستند تا هفته‌ها برای دریافت سفارش خود منتظر بمانند. توجه داشته باشید که برای حفظ مشتریان خود، این اشتباه را هرگز مرتکب نشوید. 

داشتن شمارش دقیق موجودی نه‌تنها برای سازماندهی کسب‌و‌کار، بلکه برای پاسخ‌گویی به فروشندگان، تامین کنندگان و مشتریان نیز حائز اهمیت است. یک اشتباه کوچک در موجودی، به معنی درآمد کمتر و عرضه ناسازگار محصولات برای مشتریان است. 

کاهش موجودی راکد

موجودی راکد، در واقع همان موجودی است که دیگر قادر به فروش آن نیستید.

این اتفاق ممکن است زمانی رخ دهد که محصول منقضی شده یا فصل فروش آن به اتمام رسیده است. موجودی نادرست باعث شلوغی انبار با محصول راکد می‌شود که در نهایت هیچ سودی ندارد. برای مثال شما تصور می‌کنید تنها 50 واحد از یک محصول تابستانی دارید؛ اما در انبار 150 واحد از این محصول موجود است. در اینجا شما برای فروش 50 واحد محصول و 100 محصول راکد تلاش می‌کنید. 

همانطورکه می‌دانید هر سال هزینه‌های مرتبط با راه‌اندازی یک فروشگاه خرده‌فروشی در حال افزایش است. پس اطمینان از اینکه محصول راکد، فضا و هزینه‌ گران‌بهای شما را هدر ندهد، بسیار مهم است.

شمارش دقیق موجودی، به بهینه‌سازی فضای انبار کمک می‌کند. پس با اطلاع از اینکه هر کالا چه مقدار از فضای انبار شما را اشغال می‌کند، می‌توانید از تمام فضایی که دارید به بهترین شکل استفاده کنید.

بهبود بهره‌وری عملیاتی

ارزیابی موجودی به چندین عنصر از جمله انبارداری بستگی دارد. برای مثال سطل‌‌ها و پالت‌های یکسان و دیگر کالاهای مشابه را در کنار یکدیگر نگه می‌دارند.

همین موضوع این اطمینان را می‌دهد که تمام بخش‌های مختلف انبار بر اساس اولویت و نیاز تقسیم شده‌اند. همچنین اسکنرهای بارکد و سیستم‌های شناسایی فرکانس رادیویی، خطای انسانی را در زمان پردازش تحویل و انتخاب سفارش‌ها، حذف می‌کنند. اینکار به شدت در صرفه‌جویی زمان موثر است. برنامه حسابداری مناسب یا ابزار مدیریت موجودی، بهینه‌سازی ورود و خروج محصولات را نیز مدیریت می‌کند. با بهره‌وری عملیاتی بهتر برای فرایندهایی مانند انبارداری، می‌توانید روی نقاط مهم‌تری تمرکز کنید.

انطباق با مقررات

هر کسب‌وکاری باید به شکل کامل، از مقررات گزارش‌گیری مالی برای اهداف ارزش‌گذاری و مالیاتی پیروی کند. با بهبود کنترل موجودی، گزارش‌های حسابداری ماهیانه و سالیانه در برابر حسابرسی‌های سنگین‌تر، دقیق‌تر و قوی‌تر خواهند شد.

کنترل‌کننده‌های مدیریت موجودی مانند اسکن بارکد، به بهبود ردیابی محصولات کمک می‌کنند. از سوی دیگر، ردیابی انبار به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا با الزامات واردات، صادرات، کنترل کیفیت، بهداشت و امنیت مطابقت داشته باشید.

مطلع‌سازی تصمیم گیرندگان

با ارزیابی موجودی، قابلیت‌های مدل‌سازی قابل اعتمادتری خواهید داشت. همین موضوع به تصمیم گیرندگان اطلاع می‌دهد که چه چیزی را تغییر دهند و چه چیزی را دوباره ذخیره کنند. راه‌حل‌های کنترل موجودی به درک روشنی از نحوه عملکرد کسب‌وکارتان کمک می‌کند.

همچنین با ردیابی موجودی، ناکارآمدی‌ها و تنگناها را در عملیات لجستیک و انبار بهتر شناسایی کنید.

نکات کاربردی برای مدیریت موجودی در تجارت الکترونیک

برخی نکات کاربردی در مدیریت موجودی تجارت الکترونیک وجود دارد که دانستن آنها، به پیشرفت روز افزون کسب‌وکارتان کمک می‌کند. در ادامه به بررسی برخی از این نکات کاربردی می‌پردازیم.

استفاده از روش‌های مناسب برای پیگیری موجودی

برای داشتن بهترین عملکرد در تجارت الکترونیک، باید موجودی‌ها را پیگیری کنید. اما چگونه؟ پیگیری موجودی به این معنی است که بدانید چه تعداد کالا در انبار موجود دارید. با انجام فرایندهای لازم جهت دستیابی به اندازه دقیق موجودی، اطلاعات خود را به‌روز نگه دارید.

یکی از روش‌های موثر برای اینکار، استفاده از نرم افزارهایی است که سطح موجودی را به‌روز نگه می‌دارند. این نرم‌افزارها در جلوگیری از بروز مشکلات، نقش بسیار مهمی دارند. سیستم پیگیری لحظه‌ای، مواد اولیه و محصولات نهایی موجود در انبار شما را در هر لحظه ردیابی کرده، سوابق را ثبت و از بروز مغایرت میان مقادیر ثبت شده و مقادیر واقعی در انبار جلوگیری می‌کند.

رویکردی جدید در اتوماسیون انبارها

انجام منظم فرایند حسابرسی نیز نقش مهمی در کنترل موجودی دارد. اگر به‌طور منظم و در بازه زمانی مشخص محصولات موجود در انبار را بررسی کنید، خیلی سریع مغایرت را تشخیص و اقداماتی برای اصلاح آن انجام می‌دهید.

با انتخاب روش‌های مناسبی برای پیگیری موجودی، متوجه می‌شوید هر محصول در کدام قسمت از انبار قرار دارد و چه تعداد از آن موجود است. به‌این‌ترتیب، می‌توانید تصمیمات بهتری برای تجارت خود بگیرید.

به‌عنوان‌مثال، با انتخاب روش مناسب برای پیگیری موجودی، به سرعت متوجه می‌شوید چه زمانی باید مواد خام اولیه را مجدد سفارش دهید و چه تعداد موجودی در انبار نگه دارید. درنتیجه، از بروز اشتباهات پرهزینه‌ای مانند ثبت بیش از حد سفارش، گران‌فروشی و اتمام موجودی محصولات جلوگیری می‌شود.

بهینه‌سازی نقشه ساختمان

با بهینه‌سازی نقشه ساختمان، فضایی مناسب برای ذخیره و انبار کردن محصولات ایجاد می‌شود و دسترسی به کالاهای موجود در انبار راحت‌تر خواهد شد.

با بهینه‌سازی نقشه ساختمان و توجه به چند عامل مهم از قبیل به حداکثر رساندن فضا، اندازه محصول و نیاز آنها به انبار و بهینه‌سازی ورود و خروج محصولات، از فضای انباری حداکثری استفاده کنید.

با اینکار دسترسی راحت‌تری به محصولات دارید و با ایمنی کامل آنها را انبار می‌کنید. یکی از بهترین روش‌هایی که می‌توانید با استفاده از آن چیدمان انبار خود را بهینه کنید، این است که محصولات را باتوجه‌به ویژگی‌های مشترکی که دارند، طبقه‌بندی کنید.

روش دیگری نیز وجود دارد که با استفاده از آن انبارداران محصولات را بر اساس زمانی که وارد انبار می‌شوند و زمانی‌که احتمال دارد به فروش بروند و از انبار خارج شوند، طبقه‌بندی می‌کنند.

برخی سیستم‌های طبقه‌بندی وجود دارند که تحت عنوان (AS/RS) شناخته می‌شوند. با استفاده از این سیستم‌ها بدون اینکه دسترسی کامل خود به محصولات را از دست بدهید، از فضای عمودی انبار به‌طور کامل استفاده ‌کنید.

بهینه‌سازی نقشه انبار، فرایند برداشت محصولات، بسته‌بندی آن‌ها و در نهایت سرعت ارسال مرسولات را برای مشتری بهبود می‌بخشد و درنتیجه کنترل موجودی فروشگاه شما را افزایش می‌دهد.

با انجام یک فرایند ساده برای بهینه‌سازی انبار، می‌توان خطاها را به حداقل رساند و محصولات را با دقت و سرعت بیشتری برای مشتری ارسال کرد.

در این مرحله، فناوری‌هایی مانند اسکن بارکد محصولات، سیستم‌های شناسایی فرکانس رادیویی و غیره با پیگیری دقیق محصولات، در افزایش کنترل موجودی انبار تاثیر به‌سزایی دارند.

راهنمای یادگیری و استفاده از بارکد و GTIN

ارتباط با تولیدکنندگان

هر چقدر هم برای بهینه‌سازی تجارت الکترونیک خود از فناوری‌های پیچیده استفاده کنید، روابط انسانی یکی از مهم‌ترین عناصر در این تجارت است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت. کار کردن روی ارتباط خود با تولید کننده محصول، بسیار مهم است؛ زیرا به شما این اطمینان خاطر را می‌دهد که محصولات با کیفیت را به‌موقع از او تحویل بگیرید.

از طرف دیگر، ارتباط خوب با تولیدکنندگان به شما قابلیت انعطاف‌پذیری بیشتری می‌دهد. به‌عنوان‌مثال، در شرایطی که تولیدکننده قادر باشد محصول مورد نظر را در آخرین لحظه به شما تحویل دهد، شما می‌توانید مقدار کمتری را در انبار ذخیره کنید و هنگام ثبت سفارش، محصول مورد نظر را از تولیدکننده دریافت کرده و برای مشتری بفرستید.

به‌علاوه، اگر با تولیدکنندگان ارتباط خوبی شکل دهید، می‌توانید با آنها هماهنگ شوید تا با کاهش زمان تحویل، تجارت الکترونیکی خود را بهبود بخشیده و همچنین قبل از تبدیل مسائل کوچک به مشکلات بزرگ، آنها را برطرف کنید.

انتخاب نرم‌افزار مدیریت موجودی مناسب

استفاده از نرم‌افزارهای موجودی، کارهای خسته‌کننده و زمان‌بر را برای شما آسان می‌کند تا بتوانید پول، زمان و انرژی خود را صرف رشد کسب‌وکارتان کنید.

بنابراین، بهتر است به‌جای‌اینکه دنبال نرم‌افزاری ارزان باشید، به کیفیت آن توجه کنید و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که متناسب با نوع تجارت شما باشد.

هنگام انتخاب نرم‌افزار مدیریت موجودی باید به یک‌سری عوامل توجه داشته باشید که شامل موارد زیر است:

• مدیریت حمل‌ونقل
• مدیریت دراپ شیپینگ (کسب‌وکاری که بدون ذخیره محصولات در انبار، اقدام به فروش آنها می‌کند.)
• مدیریت SKU یا Stock Keeping Unit (واحد نگهداری موجود، برای ثبت اطلاعات بارکد کالا) و بارکدهای قابل اسکن
• مدیریت سفارش‌های مرجوع شده
• ادغام پلتفرم‌های تجارت الکترونیکی مانند ووکامرس (WooCommerce)
• استفاده از فناوری که برای کاربر آسان و جذاب باشد
• تجزیه‌وتحلیل شرایط
• هزینه‌ تهیه اشتراک و قیمت‌گذاری محصولات

سرمایه‌گذاری روی یک نرم‌افزار مناسب، باعث می‌شود دیگر وقت خود را صرف انجام کارهای تکراری نکنید و احتمال خطا را به میزان قابل‌توجهی کاهش دهید.

به‌علاوه، این نرم‌افزار به شما امکان پیگیری دیجیتالی محصولات را نیز می‌دهد و می‌توانید گزارش‌ها و تحلیل‌های مختلف آنها را مشاهده کنید. جالب است بدانید برخی از این نرم‌افزارها از هوش مصنوعی استفاده می‌کنند تا وضعیت بازار را پیش‌بینی کنند و به‌این‌ترتیب شما هیچ‌وقت با مشکل کمبود محصول در انبار مواجه نمی‌شوید.

چالش‌های کنترل موجودی

این معیار همواره بدون چالش نبوده و برخی از آنها شامل:

است که در ادامه هر یک از چالش‌ها را بررسی خواهیم کرد.

انقباض موجودی

خرده‌فروشان همواره برای حفظ کنترل موجودی به‌دلیل انقباض، تلاش می‌کنند. انقباض موجودی زمانی رخ می‌دهد که اقلام به ظاهر ناپدید می‌شوند و اختلافی بین موجودی ثبت شده و موجودی واقعی ایجاد می‌شود. دلایل بسیاری از جمله: 

در این امر موثر هستند.

این مشکل سالیانه چیزی در حدود 61 میلیارد دلار برای خرده‌فروشان هزینه دارد.

به‌همین‌دلیل برای کاهش انقباض، لازم است یک استراتژی پیشگیری از ضرر داشته باشید. این استراتژی می‌تواند شامل سیاست‌های بازده روشن، رویه‌های حسابداری دقیق و سرمایه‌گذاری در آموزش کارکنان باشد.

سیستم‎های مدیریت موجودی بی‌کیفیت

وظیفه‌ یک سیستم مدیریت موجودی، همگام‌سازی موجودی است. در واقع به‌عنوان منبعی دقیق برای سطوح موجودی عمل می‌کند. اما توجه داشته باشید که سیستم‌های ضعیف، مانند سیستم‌هایی که توانایی مدیریت چندین فروشگاه را ندارند، ممکن است باعث عدم کنترل موجودی شوند.

برای مثال تصور کنید یک مغازه فیزیکی در یک خیابان، اقدام به راه‌اندازی سایت و فروش آنلاین می‌کند.

در اینجا یکی از چالش‌هایی که مدیر مغازه با آن روبه‌رو خواهد شد این است که، سایت مقدار معینی را به‌عنوان موجودی انبار به مشتریان اعلام می‌کند؛ اما در همین حین شخصی به‌صورت فیزیکی خرید می‌کند و زمان کافی برای همگام‌سازی موجودی انبار با سایت وجود ندارد.

پس انسجام بین فروشگاه آنلاین و مدیریت موجودی فروشگاه فیزیکی، همان چیزی است که باید رعایت شود. 

ذخیره‌سازی پراکنده موجودی

درصورتی‌که موجودی در یک انبار پراکنده باشد، پیگیری آن دشوار خواهد بود. در واقع سوابق موجودی الکترونیکی با موجودی حقیقی در قفسه‌ها ممکن است متفاوت باشد، که باعث بروز مشکلاتی می‌شود.

روش محاسبه کنترل موجودی

برای محاسبه دقیق این معیار، باید فرمول و متغیرهای مرتبط با آن را درک کنید.

فرمول کنترل موجودی

برای محاسبه دقیق، ابتدا لازم است تعداد واحدهای موجود در انبار را به‌صورت دستی بشمارید.

سپس این عدد را بر موجودی خود (IMS) تقسیم و در 100 ضرب کنید.

برای مثال، در یک انبار تعداد واحدهای موجودی که به‌صورت دستی شمارش شده‌اند برابر با 500 واحد محصول است. از سوی دیگر، سوابق الکترونیکی به شما می‌گوید که باید 550 واحد محصول داشته باشید. به‌این‌ترتیب با استفاده از فرمول، نرخ کنترل موجودی برابر است با:

90.9%=(500/550)*100

شمارش موجودی فیزیکی

حتی با وجود بهترین فرایندها، نمی‌توان نیاز به شمارش فیزیکی را نادیده گرفت.

شمارش موجودی درحالی‌که کاری پیش‌پاافتاده و سخت به‌نظر می‌آید، می‌تواند حجم کار را کاهش دهد.

همیشه با شمارش فیزیکی، موجودی انبار را محاسبه کنید. این‌کار به‌صورت دستی و با استفاده از قلم و کاغذ، سیستم تلفن همراه یا بارکدخوان انجام می‌شود.

استفاده از شمارش چرخه‌‍ای

بیشتر کسب‌وکارها، شمارش چرخه‌ای موجودی را انتخاب می‌کنند؛ زیرا حجم کار را کاهش می‌دهد و شمارش موجودی طبیعی‌تری را فراهم می‌کند.

این روش به‌طور موثر، یک شمارش دائمی است؛ اما تیم شما هرگز شمارش را به‌صورت کامل انجام نمی‌دهد. به‌جای آن تنها روی یک نقطه تمرکز می‌کند و سپس به نقطه‌ی بعدی می‌رود.

از این نوع شمارش به‌عنوان نبض مدیریت موجودی یاد می‌شود. اقلامی که شمارش می‌شوند با سطوح موجود در سیستم سنجیده شده و برای ارزیابی محاسبه می‌شوند. 

این نوع از شمارش کمک می‌کند تا همه چیز را زیر نظر داشته باشید؛ درحالی که شمارش کامل موجودی، تنها راه برای دریافت یک عدد صحیح از موجودی فعلی است.

همچنین شمارش کامل برای بیشتر روش‌های حسابداری مفیدتر است. این نوع شمارش موجودی می‌تواند مخرب باشد؛ مگر آنکه موجودی نسبتا کمی داشته باشید، به‌این‌ترتیب باید در مورد تعداد عملی شمارش موجودی به صورت ماهیانه، فصلی یا سالیانه تصمیم بگیرید.

برای بیشتر سازمان‌ها، حسابرسی موجودی برون‌سپاری‌شده، بهترین گزینه به حساب می‌آید. این حسابرسان خارجی وارد عمل می‌شوند و مجموع ارزش محصول فیزیکی را افزایش می‌دهند. درحالی‌که تیم شما طبق معمول به کار خود ادامه می‌دهد.

نرخ موجودی کالای خوب چقدر است؟

بر اساس تحقیقات، میانگین شاخص ارزیابی موجودی کالا 65% به شمار می‌آید، اما ازآنجایی‌که حالت ایده‌آل این شاخص %100 است، هرچه این عدد را به 100 نزدیک‌تر کنید، اداره‌ فروشگاه برای شما به کار راحت‌تری تبدیل می‌شود.

چگونه نرخ موجودی کالا را افزایش دهیم؟

برای افزایش نرخ موجودی کالا لازم است مواردی از جمله:

• ارزیابی منظم موجودی کالا
• انبار و ذخیره‌سازی سازمان‌یافته کالاهای موجود
• بهره بردن از فناوری
• محدودکردن دسترسی به موجودی کالاها
• استخدام فردی به‌عنوان متخصص برای آنالیز موجودی کالاها
• منسجم کردن سیستم مدیریت موجودی کالا

را در نظر بگیرید. در این قسمت، به بررسی روش‌هایی می‌پردازیم که با استفاده از آنها موجودی کالاهای فروشگاه خود را بهبود ببخشید.

ارزیابی منظم موجودی کالا

ارزیابی منظم موجودی کالا باعث می‌شود تفاوت بین مقادیر ثبت شده و موجودی واقعی را بیابید. هر چه شما در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر و به شکلی منظم‌تر این ارزیابی را انجام دهید، سریع‌تر می‌توانید مغایرت‌هایی که در موجودی کالاهای فروشگاه‌تان وجود دارد را شناسایی و ویرایش کنید. محبوب‌ترین مراحل برای بررسی موجودی کالاها را در ادامه معرفی می‌کنیم.

ارزیابی ABC

این ارزیابی، طبقه‌بندی محصولات بر اساس ارزش آنها است. در واقع بر اساس ارزشی که هر محصول دارد، موجودی فروشگاه را سازماندهی می‌کنند. به‌طورکلی در این روش ارزیابی، موجودی کالاها را برحسب ارزش و میزان فروش طبقه‌بندی و کالاهای پرفروش‌تر را در صدر لیست قرار می‌دهید.

شمارش چرخه‌ای

در این روش محصولات را به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم و در بازه زمانی مشخصی آن را می‌شمارند. در این حین، اختلاف بین تعداد کالاهای حقیقی با تعداد ثبت شده در سیستم را می‌یابند؛ به‌این‌ترتیب احتمال بروز اختلاف بین آنها به حداقل می‌رسد.

تکنیک شمارش چرخه‌ای با نهایت دقت، موجودی کالاها را مدیریت می‌کند. یکی از مزایای این روش این است که محل بروز مشکل را شناسایی کرده و بنابراین در زمان مناسب اقدامات لازم برای رفع آن انجام می‌شود.

این تکنیک روشی برای کنترل کیفیت به شمار می‌آید تا هزینه‌های بررسی موجودی کالا را به‌طور قابل‌توجهی کاهش دهد. 

طبقه‌بندی کالاهای موجود

همواره بهتر است کالاها بر اساس ویژگی‌های مشابه مانند قیمت طبقه‌بندی شوند. به‌این‌ترتیب با شمارش روزانه واحد‌های طبقه‌بندی شده، در صورت بروز کوچک‌ترین اختلاف، در راستای رفع آن اقدام کنید. 

ذخیره‌سازی منظم کالاهای موجود

هر بار که کالایی را در اعماق انبار ذخیره کنید، پیدا کردن آن هنگام شمارش به کار دشوارتری تبدیل می‌شود. به‌همین‌دلیل، بهتر است محصولات خود را به گونه‌ای ذخیره کنید که هنگام طبقه‌بندی و شمارش به راحتی آن را پیدا کنید. روش‌هایی برای بهبود فرایند ذخیره‌سازی محصولات وجود دارد که در این قسمت به بررسی برخی از آنها می‌پردازیم:

• تعیین قفسه مشخصی برای هر واحد موجودی
• برچسب‌گذاری کالاها برای حفظ نظم و پیدا کردن ساده‌تر آنها
• قرار دادن محصولات مشابه در نزدیکی یکدیگر
• تعیین روزهای مشخصی برای مرتب کردن و سازمان‌دهی محل نگهداری کالاها

بهره بردن از فناوری

طبق تحقیقات، بیش از نصف خرده‌فروشان همچنان از روش‌های دستی برای مدیریت زنجیره تامین استفاده می‌کنند؛ البته این فرایند احتمال بروز خطای انسانی را بالا می‌برد. به‌همین‌دلیل، می‌توانید با استفاده از سامانه شناسایی امواج رادیویی (RFID) و اسکنر بارکد دقت بررسی موجودی کالاها را افزایش ‌دهید.

در روش RFID،  اسکنر اطلاعات روی برچسب را می‌خواند و آن را در پایگاهی مانند سیستم مدیریت انبار یا سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) ذخیره می‌کند.

با استفاده از برچسب RFID روی هر کالا، می‌توان قدم بزرگی در خودکارسازی فرایند مدیریت انبار  برداشت. وقتی این برچسب‌ها اسکن شوند، بخش قابل توجهی از موجودی کالاها به‌روز‌رسانی شده و با افزایش دقت، درصد خطا به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.

ممکن است از نظر شما پیاده‌سازی این فرایند برای فروشگاه‌های کوچک، عملی غیر‌ضروری به‌نظر برسد؛ اما یک شرکت کوچک به طور میانگین با دقت 65% موجودی کالاهای خود را بررسی می‌کند، در‌حالی‌که با پیاده سازی RFID می‌تواند میزان دقت را به 99.6% برساند.

برچسب‌گذاری موجودی

به‌طور‌کلی، ستون فقرات عملیات تکمیل و شمارش، برچسب زدن و نامگذاری صحیح موجودی است. برچسب زدن و اسکن کالاها زمانی که با مدیریت موجودی ترکیب می‌شود، حجم کار دستی و خطای انسانی را کاهش می‌دهد. سیستم برچسب‌گذاری باید برای کسب‌وکار شما منطقی باشد. این سیستم علاوه بر بارکد قابل اسکن، باید شامل اطلاعاتی از جمله نام محصول، نوع، سال، اندازه و حتی رنگ باشد. همچنین تاریخ‌های دریافت و انقضاء، مواد خطرناک و دستورالعمل‌های ذخیره‌سازی از جمله مواردی هستند که باید در برچسب‌گذاری در اولویت قرار گیرند.

بسیاری از ابزارهای کنترل موجودی، امکانی برای ردیابی مستقیم اقلام را فراهم می‌کنند. بنابراین هر زمان که کارکنان یک مورد را اسکن می‌کنند، سطوح موجودی آن اضافه یا حذف می‌شود. البته کارکنان باید به درستی در مورد نحوه استفاده از ابزارهای اسکن آموزش دیده باشند. 

محدود کردن دسترسی به موجودی کالاها

ممکن است در صورت رفت‌و‌آمد افراد مختلف به انبار و بهم خوردن هماهنگی، مغایرت‌هایی در موجودی کالاهای مورد‌نظر رخ بدهد. به‌همین‌دلیل می‌توانید با محدودسازی افرادی که به انبار دسترسی دارند، از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنید.

بسته به کسب‌وکارتان، بسیاری از عناوین شغلی و سطوح کارکنان، موجودی را مدیریت می‌کنند. یک راه‌حل ساده برای بهره‌مندی از بهترین مدیریت موجودی این است که افراد مجاز به مدیریت این معیار را محدود کنید.

ایجاد محدودیت در تدارکات و شمارش، اشتباهات و خطاها را کاهش می‌دهد.

به‌عنوان مثال، تنها کارکنانی که دارای گواهینامه لیفتراک هستند باید مجاز به حمل و قرار دادن پالت‌ها در انبار و کامیون‌ها باشند. یا تنها کسانی که فرایند اسکن و حذف را آموزش دیدند، می‌توانند انجام سفارش را انتخاب کنند. 

یکی از دلایل سرقت کارکنان از انبار شرکت، کاهش دقت در ارزیابی موجودی انبار است.

بنابراین، شما باید تنها به کارکنان مورد اعتماد اجازه‌ دسترسی به انبار را بدهید. نصب یک دوربین مداربسته نیز در محافظت از انبار شما نقش قابل توجهی دارد.

همچنین برای کنترل عملکرد کارکنان، باید حد‌و‌مرزهایی را تعیین کنید. برای این‌کار باید به کارکنان خود بگویید هنگام ورود به سیستم فروش اجازه انجام چه کارهایی را دارند و از انجام چه کارهایی باید خودداری کنند.

به‌عنوان مثال، شما باید مشخص کنید که کدام ‌یک از کارکنان فروشگاه به ابزارهای مدیریت کالاهای موجود در انبار دسترسی داشته باشد.

ارتقاء آموزش کارکنان

علاوه بر کنترل افرادی که به موجودی دسترسی دارند، باید کارکنان را برای هر فرایند آموزش دهید. اینکار به‌معنی نصب و یادگیری منابع برای هر پلتفرم مدیریت موجودی و رویه‌هایی مانند مستندسازی اقلام آسیب دیده یا گم شده است. به‌همین‌دلیل، ارتقا مهارت‌های تیم‌های انبار و غیره، به بهبود دقت شمارش موجودی کمک می‌کند. 

استخدام فرد متخصص برای کنترل موجودی انبار

موارد زیادی هستند که در موفقیت فروشگاه شما نقش دارند و موجودی محصولات یکی از مهم‌ترین آنهاست. با‌وجود‌این، نباید بخش زیادی از زمان خود را صرف بررسی آن کنید، مخصوصا اگر علاقه و مهارتی در انجام این کار ندارید.

اگر ارزیابی موجودی کالاها برای شما کار ضروری است که تمایلی به مدیریت آن ندارید، می‌توانید از یک فرد متخصص کمک بگیرید. استخدام فردی که محصولات موجود در انبار را بر‌اساس ارزش، شمارش و طبقه‌بندی کند، زمان کافی را برای شما فراهم می‌کند تا به انجام کارهایی دیگر بپردازید. 

منسجم کردن سیستم مدیریت موجودی

بعضی فروشنده‌ها، کالاهای موجود در فروشگاه خود را در مراکز مختلفی نگهداری می‌کنند. به‌عنوان مثال، بخشی از این کالاها در انبار و بخشی دیگر در طبقه‌های مختلف فروشگاه نگهداری می‌شوند.

به‌همین‌منظور توصیه می‌شود یک پلتفرم داشته باشید که موجودی کالای مورد‌نظر در مکان‌های مختلف را ثبت کند تا ارزیابی موجودی با دقت بیشتری انجام شود.

 روش‌هایی برای زمان ثبت بارکد محصولات وجود دارد. در این رویکردها بارکد محصولات به‌طور خودکار در نرم‌افزار موجودی کالا شناسایی می‌شوند و محصولات پرفروش در اولویت قرار می‌گیرند.

در‌حال‌حاضر نرم‌افزارهایی وجود دارند که همزمان با دریافت، فروش، بازگردانی یا مبادله یک کالا، موجودی آن نیز تغییر پیدا می‌کند. این برنامه با ایجاد دیدگاه کلی در مورد موجودی کالاها، اطلاعات را همیشه به‌روز نگه می‌دارد.

اجرای شیوه‌ قوی کنترل موجودی

چند تکنیک کنترل موجودی وجود دارد که لازم است هر کسب‌وکاری به فرایندهای لجستیکی خود اضافه کند.

سازماندهی انبار

برای درک بهتر این مسئله بیایید مثالی بسیار رایج را بررسی کنیم. تصور کنید در خانه هستید و می‌خواهید غذایی بپزید. فرض کنید برای برداشتن مرغ لازم باشد به طبقه بالا و اتاق خواب بروید و آن را از یخچال بردارید. حال برای پیاز و سیب زمینی به گاراژ و سپس برای ماهیتابه به اتاق نشیمن بروید.

این نابه‌سامانی می‌تواند هرکسی را آشفته کند. پس چرا بیشتر کسب‌وکارها انبارهای خود را این‌چنین نامرتب راه‌اندازی می‌کنند؟

بهتر است برای عملکرد بهتر، از ذینفعان بازخورد بگیرید و از ابزارهای برنامه‌ریزی انبار برای بهینه‌سازی چیدمان مراکز توزیع و راه‌حل‌های ذخیره‌سازی استفاده کنید. این‌کار علاوه بر سرعت بخشیدن به زمان جمع‌آوری، یک انبار منظم را برای شمارش موجودی فراهم می‌کند.

استفاده از مدیریت موجودی و راه‌حل‌های EPR (برنامه‌ریزی منابع سازمانی)

برای اینکه کنترل موجودی با کسب‌وکار شما هماهنگ شود به یک راه‌حل مناسب نیاز دارید. اینکه کدام نرم افزار برای شما بهتر عمل می‌کند، به اندازه کسب‌وکار و تجارت شما بستگی دارد.

یک سیستم ردیابی موجودی ساده که دست‌در‌دست بارکدهای قابل اسکن یا سیستم‌های شناسایی فرکانس رادیویی کار می‌کند. اگر به ویژگی‌های قوی‌تری مانند برنامه‌ریزی موجودی، انبارداری و گزارش مالی نیاز دارید، EPR تجارت الکترونیک حرفی برای گفتن دارد. 

یک راه حل ERP به کنترل‌ موجودی شما اجازه می‌دهد تا با رشد کسب‌وکار مقیاس شوند. همچنین به شما کمک می‌کنند تا زمینه‌های بازاریابی و حسابداری را با تدارکات خود ادغام کنید. 

بهبود ارزیابی کنترل موجودی کالا در فروشگاه 

یکی از شاخص‌های کلیدی هر فروشگاه، بهبود ارزیابی موجودی کالا است. این شاخص پیش‌بینی تقاضا و کاهش موجودی‎‌های راکد را در برمی‌گیرد. برای محاسبه دقت ارزیابی موجودی کالاهای فروشگاه خود، از فرمولی که در قسمت ابتدایی متن مطرح شد، استفاده کنید.

اگر به معیار مورد‌نظر خود نرسیدید، تلاش کنید دقت خود را در اعمال RFID و محدود کردن دسترسی به انبار بالا ببرید؛ زیرا همه‌ این مراحل به نزدیکی کنترل موجودی به عدد 100 کمک می‌کنند و در نهایت، اداره فروشگاه را برای شما ساده می‌سازند.

جمع‌بندی

تجارت آنلاین، بدون موجودی عملا کار نمی‌کند. کنترل موجودی ضعیف باعث بروز مشکلاتی می‌شود. در‌ حقیقت مشکلات زمانی ایجاد می‌شوند که موجودی انبار با حجمی که به‌صورت الکترونیکی ثبت شده، مطابقت نداشته باشد. کنترل موجودی به تطابق محصولات موجود در انبار و موجودی ثبت شده در سیستم برمی‌گردد. این فاکتور بسیار حائز اهمیت است؛ زیرا مانع ایجاد تصور نادرست در مورد مقدار محصولات موجود در انبار می‌شود.

با پیاده‌سازی سیستم قابل‌اعتمادی برای پیگیری موجودی کالاها، انجام شمارش چرخه‌ای و فناوری‌هایی مانند اسکن بارکد و RFID، به دقت بالایی در ارزیابی موجودی انبار خود می‌رسید. همچنین، داشتن تیمی که در زمینه مدیریت موجودی و ثبت سوابق آموزش دیده باشند، برای قدم‌گذاری در این مسیر امری ضروری تلفی می‌شود. 

با کنترل موجودی بهینه، سطح تجارت الکترونیک خود را ارتقا داده و مزایای بیشتری بدست ‌آورید. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا موجودی خود را با نهایت دقت پیگیری کنید و در شرایط حساس، آگاهانه تصمیم بگیرید. بهینه سازی کنترل موجودی تاثیر بسیاری در کاهش هزینه‌های شما دارد و با صرفه‌جویی در زمان، اعضای تیم شما را قادر می‌سازد تمرکز خود را بر سایر بخش‌های تجارت بگذارند. همچنین، این نکات از بروز مشکلاتی مانند انبار بیش از حد محصول، اتمام موجودی، موجودی راکد، گذشتن تاریخ مصرف محصول و هدر رفتن آن جلوگیری می‌کند. 

در نهایت، خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌شود و با ایجاد خطاهای کمتر، زمان پاسخ‌دهی کوتاه‌تر می‌شود و با افزایش رضایت مشتری، او را به خرید مجدد ترغیب می‌کند. شما باید یک نرم‌افزار تخصصی یا ارائه‌دهنده تدارکات شخص ثالث داشته باشید که هنگام تحویل سفارشاتی که گزینه پرداخت درب منزل دارند، به تایید اطلاعات مشتری، ردیابی سفارش و پیگیری پرداخت بپردازد. همچنین باید اطمینان داشته باشید که ارتباط خوبی با مشتریان خود برقرار کرده و شرایط و محدودیت‌های موجود را برای آنها توضیح دادید. انجام این‌کار به شما در مدیریت انتظارات مشتری کمک می‌کند و احتمال ایجاد هرگونه اختلاف و شکایت را به حداقل می‌رساند.

سوالات متداول

چگونه از صحت تعداد موجودی اطمینان حاصل کنید؟

برای این‌کار ابتدا یک سیستم شمارش چرخه‌ای ایجاد کرده و از ثبت بارکد و اسکنر استفاده کنید. بر روی خودکار شدن سیستم‌های مدیریت موجوی سرمایه‌گذاری و تیم مستقلی را با آموزش‌های لازم برای حسابرسی استخدام کنید. از شماره سریال کالا برای ردیابی استفاده و روی یک نرم‌افزار مناسب سرمایه‌گذاری کنید.

چه دقتی برای ارزیابی موجودی کالاهای فروشگاه قابل‌قبول است؟

دقت قابل‌قبول برای ارزیابی موجودی با‌توجه‌به کاربرد و صنعت متفاوت است، اما معمولا شاخص %95 تا 99.5% دقت خوبی به‌شمار می‌آید. با افزایش این شاخص، بازده فروشگاه افزایش پیدا کرده و خطاهای پرهزینه حذف می‌شوند.

چگونه در ارزیابی موجود کالا به دقت 99.9 درصد دست پیدا کنیم؟

راه مشخصی برای دستیابی به شاخص 99.9% وجود ندارد؛ اما مراحلی برای کاهش خطا هست. این مراحل شامل به کاربرد بردن سیستم ثبت بارکد، پیاده‌سازی تکنیک شمارش چرخه‌ای، استفاده از فناوری‌های مناسب، آموزش کارکنان، به‌روزرسانی اطلاعات و ایجاد سیستم حسابرسی است. 

چگونه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را در ارزیابی عملکرد بسنجیم؟

مقایسه فاکتورهای جدید با گزارش سوابق، بررسی روند تغییر موجودی و مقایسه موجودی کالا با فروش در ارزیابی عملکرد موثرند.

منبع:

www.shopify.com/retail/inventory-accuracy